Collaborateur/trice administratif/ve Représentation

Tâches

• Vous gérez le secrétariat, fournissez des informations téléphoniques, surveillez les rendez-vous et rédigez divers documents. De plus, vous coordonnez les demandes de réservation pour les événements à la maison de ville et entretenez l’aperçu des événements.
• Vous soutenez les co-responsables dans l’organisation et la réalisation des événements du conseil municipal, du président de la ville et du département présidentiel, et installez la technique événementielle.
• Vous organisez et effectuez les visites de félicitations auprès des seniors zurichois de 100 ans et plus et êtes responsable de l’envoi des cadeaux.
• Vous gérez la comptabilité du Bureau de la représentation et tenez un inventaire des cadeaux du conseil municipal.
• En cas d’absence des co-responsables, vous assurez leur remplacement.

Profil

• Vous possédez un diplôme commercial ou une formation équivalente et avez plusieurs années d’expérience dans un poste similaire (de préférence dans une administration)
• Une très bonne maîtrise des programmes MS Office et un allemand écrit et parlé irréprochable sont exigés
• Vous vous distinguez par votre talent d’organisation et un grand sens de la qualité, travaillez de manière autonome et ciblée et accomplissez les tâches routinières avec précision et efficacité
• Vous avez une présentation agréable et des manières impeccables, et restez flexible, calme et orienté solution même en période de forte activité
• Vous vous intéressez au secteur de l’événementiel et connaissez ses défis

Nous offrons

Une tâche variée et intéressante dans un environnement stimulant et dynamique ainsi qu’une équipe motivée et des conditions de travail progressistes. Le lieu de travail est au centre de Zurich (maison de ville).

Nous souhaitons une répartition de votre temps de travail sur cinq jours par semaine, d’autres modèles peuvent être discutés avec vous. Le télétravail partiel est possible. Les personnes reprenant une activité après une phase familiale sont les bienvenues.

À propos de nous

Le département présidentiel de la ville de Zurich comprend les services culturels, le bureau de la population, le musée Rietberg, les archives municipales, la statistique de la ville de Zurich, le développement urbain, le bureau pour l’égalité ainsi que le secrétariat du département. Le secrétariat du département, auquel est rattaché le Bureau de la représentation, se considère comme un prestataire interne et soutient le conseil municipal, le président de la ville ainsi que le département. L’égalité, la diversité et l’inclusion sont des préoccupations importantes pour nous.

Intéressé(e) ?

Nous nous réjouissons de recevoir vos dossiers de candidature complets en ligne, y compris une lettre de motivation, jusqu’au 4 janvier 2027.

Les premiers entretiens auront lieu le mardi 12 et le mercredi 13 janvier 2027, et les seconds entretiens le jeudi 21 et le lundi 25 janvier 2027.

Pour des renseignements professionnels, les co-responsables du Bureau de la représentation Nina Blust et Leonie Emmenegger sont à votre disposition au tél. 044 412 31 60.