Ihre neue Herausforderung

Zusammen mit Ihren beiden Kolleginnen führen Sie das Direktionssekretariat. Sie sind erste Anlaufstelle und Drehscheibe zwischen dem Direktor, dem Leiter Stab und Aussenbeziehungen (direkter Vorgesetzter) und den übrigen Geschäftsleitungsmitgliedern sowie dem Institutsrat. Sie sind hierbei unter anderem zuständig für die Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung der Geschäftsleitungs- und Lenkungsausschuss-Sitzungen sowie der Sitzungen des Institutsrates und seiner Ausschüsse.

Sie sorgen dafür, dass der Direktor und Leiter Stab und Aussenbeziehungen bei ihren Tätigkeiten von administrativen und organisatorischen Aufgaben möglichst entlastet sind und unterstützen diese in ihren Tätigkeitsbereichen. Zudem unterstützen Sie die beiden Abteilungen Kommunikation und Stakeholder Engagement des Stabes administrativ. Sie organisieren die allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Triage/Erledigung der Korrespondenz, Pendenzenkontrolle, Führen der Terminkalender und Organisation von Sitzungen sowie Dienstreisen.

Ihr Profil

Nach Abschluss Ihrer kaufmännischen Grundausbildung haben Sie mehrere Jahre Berufserfahrung gesammelt und sich weitergebildet (Direktionsassistent/in o.ä.). Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten eigenständig, sind sich jedoch gewohnt im kleinen Team im Jobsharing komplexe Geschäftsfälle mit multiplen involvierten Stellen und Personen zu gerieren. Sie verfügen über ausgeprägte Bereitschaft zu transparenter und zielorientierter Kommunikation und beherrschen antizipierendes, vernetztes und übergreifendes Denken. Sie sind selbstbewusst und kompetent im Umgang mit digitaler Technologie und erkennen problemlos wichtige Zusammenhänge. Verschwiegenheit, Integrität, Loyalität und Kontaktfreudigkeit sind für Sie wichtige Grundwerte bei der täglichen Arbeit. Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutsch- und Französischkenntnisse, sowie eine gute Verständigung in Englisch runden Ihr Profil für diese Vertrauensposition ab.

Wir bieten Ihnen

Eine interessante, selbständige Tätigkeit in einem fachlich interessanten Umfeld an der Schnittstelle von Medizin, Forschung und Gesundheitspolitik. Büroräumlichkeiten in unmittelbarer Nähe zum Hauptbahnhof Bern sind Bestandteil attraktiver Anstellungsbedingungen, ebenso wie die Möglichkeit zum Homeoffice in Absprache mit dem Team.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann zögern Sie nicht, uns Ihr vollständiges Bewerbungsdossier zu senden. Für telefonische Auskünfte stehen Ihnen gerne Dr. Jörg Schläpfer, Leiter Bereich Stab und Aussenbeziehungen oder Pascale Le Stanc, HR Business Partnerin (Telefon +41 58 462 02 11) zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

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Swissmedic, Personal und Organisation, Ref. Dir Ass, Hallerstrasse 7, CH-3012 Bern