ASSISTENT FÜR BILDUNGS- UND WISSENSCHAFTLICHE PROGRAMME

Über den Job

ASSISTENT FÜR BILDUNGS- UND WISSENSCHAFTLICHE PROGRAMME

Mutterschaftsvertretung – von November 2026 bis August 2027

Abteilung Bildung, Programme & Akkreditierung

Führungsebene Bericht an: Direktor für Bildung, Veranstaltungsprogramme & Akkreditierung über den Manager für Bildungsprogramme

AUFGABENBEREICH

Der Assistent für Bildungs- und Wissenschaftsprogramme bietet administrative und operative Unterstützung bei ERS-Bildungs- und Wissenschaftsveranstaltungen und -programmen. In enger Zusammenarbeit mit den Teams für Bildungsaktivitäten und wissenschaftliche Veranstaltungen unterstützt die Rolle die Durchführung von Kursen, Konferenzen und Abstract-Management-Prozessen und sorgt dabei für eine effektive Kommunikation mit den Beteiligten, eine genaue Koordination und eine hochwertige Unterstützung der Teilnehmenden.

Wesentliche Aufgabenbereiche

1) Governance & operative Koordination

Bereitstellung zuverlässiger administrativer Koordination und operativer Unterstützung durch effektive Planung, genaue Dokumentation, zeitnahe Nachverfolgung und effizientes Management der täglichen Aktivitäten.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Pflege der operativen Planung, Nachverfolgung und administrativen Koordination für zugewiesene Bildungsprogramme und wissenschaftliche Veranstaltungen.
• Verwaltung gemeinsamer Postfächer, Beantwortung von Anfragen von Teilnehmenden und Dozierenden sowie Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung.
• Vorbereitung und Pflege von operativen Dokumentationen, Nachverfolgungsinstrumenten, FAQs und unterstützendem Material.
• Überwachung administrativer Zeitpläne und Beitrag zur termingerechten Durchführung der zugewiesenen Aktivitäten.
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung operativer Prozesse und der Unterstützung der Teilnehmenden.

2) Veranstaltungsprogramme & Entwicklung von Bildungsinhalten

Unterstützung der erfolgreichen Durchführung wissenschaftlicher und bildungsbezogener Veranstaltungen sowie der Abstract-Management-Aktivitäten durch effektive Koordination, Kommunikation und operative Umsetzung.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Unterstützung des Abstract-Teams im End-to-End-Abstract-Management-Prozess für zugewiesene wissenschaftliche Veranstaltungen, einschließlich Einreichung, Begutachtung, Zuteilung und Benachrichtigungsphasen.
• Kommunikation mit Autorinnen und Autoren, Gutachterinnen und Gutachtern, Dozierenden und Organisatoren während der zugewiesenen Aktivitäten.
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Online-, Hybrid- und Präsenzveranstaltungen und -aktivitäten.
• Vorbereitung von Veranstaltungsdokumentationen, Dozierenden-Kommunikationen, Online-Umfragen, Präsentationen und digitalen Lernmaterialien.
• Veröffentlichung und Aktualisierung von Programmen in operativen Systemen, auf Webseiten und Registrierungsplattformen.
• Erstellung von Teilnehmerbewertungsberichten, Kostenübersichten und operativen Nachverfolgungsdokumenten nach den zugewiesenen Veranstaltungen.

3) Zusammenarbeit & bereichsübergreifender Beitrag

Beitrag zu einem kollaborativen und leistungsstarken Arbeitsumfeld durch Förderung von Teamarbeit, Wissensaustausch und effektiver bereichsübergreifender Zusammenarbeit innerhalb der ERS.

Hauptverantwortlichkeiten

• Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen zwischen ERS-Abteilungen und externen Partnern.
• Wissensaustausch und Beitrag zu bereichsübergreifenden Initiativen zur Unterstützung der organisatorischen Prioritäten.
• Förderung kollaborativer Arbeitsweisen und kontinuierlicher Verbesserungen in Projekten und Partnerschaften.
• Gelegentliche Mitwirkung an Projekten und Initiativen über die definierten Aufgaben hinaus zur Unterstützung breiterer organisatorischer Bedürfnisse.

Ausbildung & beruflicher Hintergrund

• Bachelor-Abschluss, berufliche Qualifikation oder gleichwertige Berufserfahrung in Betriebswirtschaft, Veranstaltungsmanagement, Bildungsprogrammen oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung in der administrativen und operativen Unterstützung von Veranstaltungsprogrammen oder logistischen Abläufen.
• Erfahrung in einem internationalen, medizinischen oder gemeinnützigen Umfeld ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Unterstützung von Abstract-Prozessen und -Plattformen sowie in der Durchführung von Online- oder Hybridveranstaltungen ist von Vorteil.

Technische Kompetenzen

• Administrative und operative Unterstützung
• Veranstaltungsadministration
• Abstract-Management-Prozesse
• CRM- und Veranstaltungsmanagementsysteme
• Webseiten- und Content-Management-Systeme
• Microsoft Office Suite
• KI-Produktivitätstools (z. B. Microsoft Copilot, ChatGPT oder Äquivalente)
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse, weitere Sprachen sind von Vorteil

Kernkompetenzen

• Planung und Organisation
• Kundenorientierung
• Kommunikation
• Detailgenauigkeit
• Zusammenarbeit und Teamarbeit
• Kommunikation mit Stakeholdern
• Anpassungsfähigkeit
• Problemlösung
• Kontinuierliche Verbesserung