Verwaltungsangestellte/r 5

Über den Job

Organisationseinheit Fakultät für Medizin Abteilung / Bereich Direkt dem Dekanat zugeordnete Strukturen Funktion Verwaltungsangestellte/r 5 Funktionscode 510005 Maximale Klasse 14 Körper Verwaltungs- und technisches Personal Anmeldefrist 31-10-2026 Referenz 7112

Stellenbeschreibung

Die Medizinische Fakultät der Universität Genf profitiert von einer bereichernden multikulturellen Dynamik, zu der sie durch ihre Ausstrahlung im Rahmen ihrer Lehr-, Forschungs- und Partnerschaftsaufgaben mit den Universitätsspitälern Genf beiträgt.

Das Dekanat der Medizinischen Fakultät sucht eine/n:

 Verwaltungsangestellte/r 5 HR mit 60 %

Administrative Verwaltung des Senior-CCER und HR-Koordination

In der HR-Abteilung des Dekanats unterstützen Sie die für die Personalressourcen zuständige Administratorin bei der Bearbeitung und Nachverfolgung komplexer Dossiers betreffend den Kreis der Senior-Mitarbeitenden in Lehre und Forschung. Sie stellen zudem die Verbindung zur Personalabteilung, den Fakultätsdepartementen und den HUG sicher.

Ihre Hauptaufgaben sind:

• Studium und Bearbeitung der Einstellungs- und Ernennungsdossiers des Senior-CCER unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen und der anwendbaren Verfahren;

• Nachverfolgung der Dossiers, die der Kommission des Kreises der Lehr- und Forschungskräfte vorgelegt werden, von der Erstellung bis zum Vertragsabschluss, einschließlich Stellenausschreibungen, Kontrolle der Berichte und Weiterleitung an die zuständigen Instanzen;

• Mitwirkung am Mandatsverlängerungsprozess: Führung von Kalendern und Fristen, Sammlung und Kontrolle der Dokumente, Vorbereitung der Kommissionen, Protokollführung, Nachverfolgung der Entscheidungen und Übermittlung der abschliessenden Dossiers an die HR-Abteilung;

• Initiierung und Kontrolle der Vertragsdaten, der Bewilligungsanträge und weiterer administrativer Formalitäten im Zusammenhang mit den Anstellungen, in Koordination mit den Sekretariaten, den Departementen und der HR-Abteilung;

• Koordination der administrativen Nachverfolgung der Mitarbeitenden im Amt: Aktualisierung der Dossiers, Verlängerungen, Abwesenheiten und Ferien, Mandatsenden, Pensionierungen und weitere besondere Situationen;

• Funktion als Bindeglied zwischen der HR-Abteilung und der Fakultät, Verbreitung von Verfahren und Richtlinien, Auskunftserteilung an Ansprechpartner und Vorlage komplexer Situationen an die Hierarchie mit Lösungsvorschlägen;

• Beitrag zum HR-Backoffice, zur Kontinuität des Dienstes und zur Erstellung von Personalstatistiken nach Bedarf.

Erforderliche Titel und Kompetenzen

• Besitz einer Berufsmaturität oder einer als gleichwertig anerkannten Ausbildung, ergänzt durch ein Zertifikat im Bereich Personalwesen.

• Mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion im Bereich Personalwesen und Verwaltungsmanagement.

• Beherrschung der französischen Sprache, gute Englischkenntnisse (mindestens Niveau B2).

• Sicherer Umgang mit den gängigen Büroanwendungen und schnelle Anpassungsfähigkeit an Informationssysteme und Fachanwendungen.

• Kenntnisse der öffentlichen Verwaltung, des universitären Umfelds und der HUG sind von Vorteil.

• Gute Analyse-, Synthese- und Schreibfähigkeiten. Fähigkeit, einen regulatorischen Rahmen auf komplexe Verwaltungssituationen anzuwenden.

Wir suchen eine selbständige, sorgfältige und diskrete Person, die Fristen voraussehen, Prioritäten setzen und eine zuverlässige Nachverfolgung der Dossiers gewährleisten kann. Ihr Dienstleistungsbewusstsein und Ihre sozialen Kompetenzen ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit mit zahlreichen internen und externen Ansprechpartnern.

Arbeitsbeginn

1. Januar 2027

Kontakt

Wenn Sie der obigen Beschreibung entsprechen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und Diplomen. Die Bewerbung ist ausschliesslich online über den Button „Postuler / Apply now“ einzureichen.

Unbefristeter öffentlich-rechtlicher Vertrag.

Die Universität Genf bietet motivierende Anstellungsbedingungen in einem anregenden Arbeitsumfeld. Mit uns haben Sie die Gelegenheit, Ihre Kompetenzen und Persönlichkeit einzubringen und aktiv zur Ausstrahlung einer Institution beizutragen, die 1559 gegründet wurde.

Im Sinne der Gleichstellung ermutigt die Universität Bewerbungen des unterrepräsentierten Geschlechts.