Teamassistent*in

Aufgaben

• Du empfängst und triagierst Personen mit Fragen zu:
  
  • Namensänderungen
  • Einbürgerungsverfahren
  • Hochzeiten
  • Geburten und Todesfällen im Ausland
• Du betreust unterschiedliche Anspruchsgruppen, darunter:
  
  • Behördenmitglieder
  • Verwaltungsangestellte
  • Politikerinnen und Politiker
  • weitere Kundinnen und Kunden
• Du übernimmst ein vielseitiges Spektrum an administrativen und organisatorischen Aufgaben in einem interdisziplinären Umfeld und bist für die Lernenden Begleitung im Fachbereich zuständig.
• Neben klassischen Sekretariatsaufgaben gehören auch folgende Tätigkeiten zu deinem Verantwortungsbereich:
  
  • Administration und Organisation von Kursen
  • Planung und Durchführung von Veranstaltungen für das Amt
  • Koordination verschiedener organisatorischer Abläufe
• Du arbeitest eng mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen zusammen und trägst zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.

Anforderungen

• Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• Berufserfahrung in einem Sekretariat
• Erfahrung in der Begleitung von Lernenden
• Fundierte MS-Office-Anwenderkenntnisse
• Stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Speditive, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und ein respektvoller sowie vertrauensvoller Umgang mit Kundinnen und Kunden
• Sehr gutes Organisations- und Koordinationsgeschick
• Fähigkeit, auch in hektischen Situationen Ruhe und den Überblick zu bewahren
• Hohe Selbständigkeit im Tagesgeschäft
• Engagierte, präzise und sorgfältige Arbeitsweise

Deine Vorteile

• Eine gesellschaftlich relevante Aufgabe mit direktem Bezug zum öffentlichen Leben im Kanton Zürich
• Ein Arbeitgeber, der für Verlässlichkeit, Fairness, Offenheit und Menschlichkeit steht
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Kompensation von Gleitzeit und Überstunden
• Unterstützung bei deiner fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Beteiligung an Aus- und Weiterbildungen
• Eine attraktive und grosszügige Vorsorgelösung
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Eine Kultur der offenen Türen und der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
• In einigen Monaten der Bezug moderner "New Work"-Räumlichkeiten im Stadtzentrum
• Ein modernes Arbeitsumfeld, das Zusammenarbeit, Flexibilität und Innovation optimal unterstützt

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