Mission étudiante - Office Manager à 40%

Missions principales

• Accueillir et orienter les visiteurs, assurer la sécurité du bureau.

• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les envois spéciaux.

• Réceptionner les appels téléphoniques et les rediriger vers les collaborateurs appropriés.

• Fournir un support administratif général, préparer la correspondance et les documents nécessaires.

• Coordonner les réunions, organiser les services traiteur et participer à l’organisation ponctuelle d’événements internes.

• Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs et la facturation liée à l’office management.

• Suivre l’espace de travail, le matériel et les fournitures pour garantir un environnement optimal pour les collaborateurs et visiteurs.

• Servir de point de contact principal pour le support IT local, la gestion des réseaux, de la téléphonie mobile et des équipements de bureau.

• Participer au processus d’onboarding et d’offboarding des collaborateurs en coordination avec les équipes RH et IT.

• Expérience de minimum 1 an en Office Management en parallèle des études.

• Personne proactive, loyale, fiable et discrète, avec un fort sens du service.

• Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de manière autonome.

• Très bonnes compétences organisationnelles et communicationnelles.

• Français et anglais courants.

• Maîtrise des outils MS Office, et idéalement connaissance de SAP.

• Capacité à interagir avec tous les niveaux de l’organisation, de la direction aux collaborateurs.

• Sens de l’initiative, esprit d’équipe et flexibilité.

• Disponibilité pour démarrer au plus vite.