ASAP - Administrative Allrounder mit Finanzaufgaben (m/w/d)

Über den Job

ASAP - Administrative Allrounder mit Finanzaufgaben (m/w/d)

Unser Kunde ist eine etablierte internationale Mitgliedsorganisation mit Hauptsitz in Zürich. In einem hochprofessionellen und kollaborativen Umfeld unterstützt die Organisation ein globales Netzwerk von Stakeholdern und verlässt sich auf starke operative und finanzielle Prozesse, um ihre Mission effektiv zu erfüllen. Das Team sucht eine praxisorientierte Fachkraft im Bereich Finanzen und Betrieb, die gerne Buchhaltungsaufgaben mit umfassenderen Geschäftssupport-Aktivitäten verbindet.

Beschreibung

Geschäftsbetrieb & Administration (50%)

• Koordination des täglichen Bürobetriebs und administrativer Tätigkeiten
• Unterstützung der Führungsebene bei der Planung von Meetings, Governance-Aktivitäten, Reisen und Dokumentation
• Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, Verträgen und Servicevereinbarungen
• Koordination der Mitarbeiteradministration und Gehaltsabrechnungsprozesse
• Pflege von Betriebsverfahren, Vorlagen und internen Aufzeichnungen
• Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Stakeholder-Kommunikation
• Unterstützung bei Prozessverbesserungen und Geschäftsprojekten

Finanzverwaltung (50%)

• Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen
• Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenaktivitäten
• Vorbereitung von Zahlungsläufen und Pflege der Buchhaltungsdokumentation
• Durchführung von Kontenabstimmungen
• Unterstützung bei Monats- und Jahresabschluss
• Mitwirkung bei Budgetierung und Berichterstattung
• Koordination von Mehrwertsteuerdokumentation und Prüfungsanfragen
• Kommunikation mit externen Buchhaltern und Steuerberatern

Profil

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Qualifikation in Rechnungswesen, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet.
• Fließendes Englisch in Wort und Schrift.
• Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• 1-5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Senior Team Assistant, Office Manager, Operations Coordinator oder Finanzadministrator
• Erfahrung in der Unterstützung finanzbezogener administrativer Prozesse und Reisemanagement
• Kenntnisse in Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement oder Buchführung
• Kenntnisse der Schweizer Mehrwertsteuerprozesse sind ein grosser Vorteil
• Starke organisatorische und koordinative Fähigkeiten
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit
• Sicherer Umgang mit Excel und ERP-Systemen

Stellenangebot

• Vielfältige Position mit Einblicken in Finanzen und Betrieb.
• Internationales Arbeitsumfeld mit breiter Stakeholder-Interaktion.
• Möglichkeit, zu Prozessverbesserungen und Organisationsentwicklung beizutragen.
• Kooperative Teamkultur mit enger Zusammenarbeit über Funktionen hinweg.