Fachperson für Geschäftskoordination

Über den Job

Bern, Schweiz (und Homeoffice) | 80-100%

Wozu Sie beitragen können

• Führung der parlamentarischen Geschäfte und der Geschäfte des Bundesrates
• Koordination der Sitzungen der parlamentarischen Kommissionen und der Geschäfte der Parlamentssessionen betreffend das BSV
• Verantwortung für das Controlling der Ämter, Sicherstellung, dass die Direktorin und die Leitung jederzeit über den Fortschritt der Geschäfte des Bundesrates, des Parlaments und des Amtes informiert sind
• Leitung von bereichsübergreifenden Projekten zur Gestaltung, Einführung und Entwicklung neuer Geschäftsprozesse sowie zur kontinuierlichen Optimierung des Prozessmanagements
• Sicherstellung der Effizienz der Assistenzarbeit für die Direktorin durch Koordination der Geschäfte, Sitzungen und Termine sowie der administrativen Aufgaben
• Verantwortung für die Organisation der Leitungssitzungen, einschließlich Protokollführung, Vorbereitung und Koordination der öffentlichen Auftritte der Direktorin

Was Sie einzigartig macht

• Höhere Berufsausbildung (z.B. eidg. Fachausweis in öffentlicher Verwaltung, kaufmännisches Zertifikat mit Weiterbildung, etc.)
• 2 bis 3 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion, vorzugsweise in der Bundesverwaltung
• Nachgewiesene Kenntnisse des Ablaufs der Geschäfte des Bundesrates und des Parlaments (inkl. Acta Nova), Kenntnisse der internen Prozesse und Strukturen der Eidgenossenschaft
• Fähigkeit, selbständig und strukturiert zu arbeiten, Talent für Koordination und Kommunikation, Kundenorientierung, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Gute aktive Kenntnisse mindestens einer zweiten Landessprache und idealerweise passive Kenntnisse der dritten, wobei Deutsch und Französisch die Hauptarbeitssprachen sind

In wenigen Worten

Sie steuern, koordinieren und überwachen den Ablauf der Geschäfte des Bundesrates, des Departements und des Amtes und sorgen dafür, dass alle Beteiligten entsprechend ihrer Ebene informiert sind. Zudem unterstützen Sie die Direktorin des Amtes bei der Planung der laufenden und politischen Geschäfte, externer Veranstaltungen sowie der vom Amt organisierten Anlässe.

Was wir bieten

• Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für den Erfolg des Schweizer Modells und das Wohl der Bevölkerung ein.
• Vielfalt im Alltag Wir achten auf Chancengleichheit, die es uns ermöglicht, unsere Kompetenzen einzubringen und unterschiedliche Sichtweisen zu äussern.
• Gesundheit am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden in allen Fragen zur physischen und psychischen Gesundheit.

Alle Vorteile

Wir gestalten die soziale Sicherheit für das Schweiz von morgen

Das Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) sorgt dafür, dass das System der sozialen Sicherheit voll funktionsfähig ist und den neuen Herausforderungen gerecht wird. Es ist zudem das Kompetenzzentrum der Eidgenossenschaft für Sozialpolitik sowie für alles, was Familie, Kindheit, Jugend und generationenübergreifende Beziehungen betrifft.

Die Ämter des Eidgenössischen Departements des Innern (EDI) engagieren sich für gute Arbeitsbedingungen und setzen sich für die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden ein. Sie wurden mit dem Label Friendly Work Space ausgezeichnet.

Weitere Informationen

Fragen zur Stelle

Adrian Ruprecht
Leiter Bereich Geschäftskoordination, Stabsstelle der Direktion

Fragen zur Bewerbung

Vittoria Di Leone
HR Business Partner