Verwaltungsassistent(in)

Über den Job

Die Stiftung La Clairière ist ein warmherziger und angepasster Lebensort für ältere Menschen, der qualitativ hochwertige Infrastrukturen und eine respektvolle Umgebung bietet. Wir engagieren uns dafür, einen Ort zu schaffen, an dem sich jeder sicher, gut aufgehoben und gehört fühlen kann. Unsere Teams arbeiten täglich daran, das Wohlbefinden unserer Bewohner mit einem menschlichen und fürsorglichen Ansatz zu gewährleisten.

Zur Ergänzung unseres Hauswirtschafts- und Technikdienstes suchen wir eine(n)

Verwaltungsassistent(in)

Beschäftigungsgrad: 60 %

Eintritt: nach Vereinbarung

Ihre Hauptaufgaben:

• Administrative Sekretariatsaufgaben für den Hauswirtschafts- und Technikdienst (Korrespondenz, Berichte, Einladungen, Protokolle, Archivierung) und Unterstützung der Leitung bei der Vorbereitung von Audits und der Zielverfolgung.
• Planung des Personals in den Bereichen Hauswirtschaft, Wäscherei, Cafeteria und Technik sowie Nachverfolgung von Abwesenheiten, Ferien und Vertretungen.
• Verwendung und Aktualisierung des Qualitätsüberwachungsprogramms (Optimiso): Erfassung und Nachverfolgung von Vorfällen, Nichtkonformitäten und Korrekturmassnahmen.
• Vorbereitung, Aktualisierung und Verbreitung interner Dokumente, Formulare und Verfahrensanweisungen des Dienstes.
• Administrative Nachverfolgung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie Führung von Übersichten über Lagerbestände und Material.
• Schnittstelle zwischen der Leitung, den Verantwortlichen und anderen Diensten sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Protokollen und Berichten für die Geschäftsleitung.
• Mitarbeit im administrativen Prozess der Aufnahme und des Austritts von Bewohnern.

Gesuchtes Profil:

• Ausbildung: KV-Lehre oder gleichwertige administrative Ausbildung; eine nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Position wird ebenfalls berücksichtigt.
• Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer administrativen Position.
• Sprache: Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift.
• IT-Kenntnisse: Gute Kenntnisse in IT- und Büroanwendungen.
• Organisation: Fähigkeit, organisiert und methodisch zu arbeiten und vorausschauend zu handeln.
• Sorgfalt und Diskretion: Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit im Umgang mit Daten.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Soziale Kompetenz, Zuhörfähigkeit und Teamgeist.
• Flexibilität: Offenheit, Flexibilität in der Arbeitsorganisation und Lernbereitschaft.

Arbeitsbedingungen:

• Ein angenehmes, attraktives, dynamisches und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld in einem interdisziplinären Team, das menschliche Kontakte, Innovation und Weiterbildung fördert.
• Die Möglichkeit, eine wichtige Rolle in einer Institution mit qualitativ hochwertigen Infrastrukturen und ausgezeichnetem Ruf zu übernehmen.
• Die Chance, sich weiterzuentwickeln und Ihre Kompetenzen in einem Umfeld zu erweitern, das gute Praktiken und Verantwortungsbewusstsein schätzt.
• Ein Arbeitsklima, das auf Engagement, Vertrauen, Transparenz und gegenseitigem Respekt basiert.
• Gute Erreichbarkeit (Parkplätze und öffentliche Verkehrsmittel) sowie ein attraktives Verpflegungsangebot.

Unsere Räume sind so gestaltet, dass sie ein angenehmes Umfeld bieten, in dem jeder unter besten Bedingungen arbeiten kann.

Wenn Sie unsere Werte teilen und Teil eines fürsorglichen Teams werden möchten, in dem Respekt und Zuhören zentral sind, dann ist die Stiftung La Clairière der richtige Ort für Sie. Treten Sie einer Einrichtung bei, in der Sie Ihre Fähigkeiten entwickeln und gleichzeitig aktiv zum Wohlbefinden unserer Bewohner beitragen können.