Bilinguale/r Verwaltungsassistent/in Akademischer Dienst

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Die Hochschule für Ingenieurwissenschaften und Architektur Freiburg (HEIA-FR) ist Mitglied der Fachhochschule Westschweiz (HES-SO) und bietet zweisprachige Bachelor- und Masterstudiengänge an.

Die HES-SO//FR verfolgt eine Rekrutierungspolitik zugunsten der Chancengleichheit. Wir setzen auf die Ergänzung der Kompetenzen und die Vielfalt der Perspektiven, denn die Stärke des Staates Freiburg liegt in der Diversität der Werdegänge und Profile. Wir fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie flexible Arbeitsbedingungen. Für weitere Informationen folgen Sie diesem Link .

• Mitwirkung an verschiedenen Prozessen des akademischen Dienstes (Bearbeitung von Zulassungsakten, Semesterabschluss, Organisation des Semesterbeginns usw.)
• Auskunftserteilung an Bewerber/innen, Studierende, Dozierende, Fachbereichsverantwortliche usw. zu studienbezogenen Fragen (Zulassungsvoraussetzungen, akademische Situation, Regelungen usw.)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der akademischen Daten der Schule unter Verwendung der vorhandenen Werkzeuge
• Korrespondenz mit Bewerber/innen und Studierenden (Zulassungen, Ergebnisse usw.)
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung des Dienstes (Regelungs- und Prozessänderungen, technische und funktionale Entwicklungen, Dokumentenanpassungen usw.) in Zusammenarbeit mit verschiedenen Beteiligten (IT-Service, Kommunikation usw.)
• Mitarbeit bei verschiedenen Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Ausbildung (Tage der offenen Tür, Informationsveranstaltungen, Diplomübergaben, Foren usw.)
• Erstellung einiger Übersetzungen für den Dienst
• Teilnahme an Aktivitäten im Bereich Digitales Marketing

Zusätzliche Informationen

• Befristeter Vertrag für 3 Jahre, verlängerbar
• Beschäftigungsgrad: 80 - 100 %

• EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder gleichwertige Ausbildung
• Erwiesene Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, im Team und selbständig an mehreren Projekten und Aktivitäten parallel zu arbeiten
• Genauigkeit und Sorgfalt bei der Ausführung der Aufgaben
• Organisations- und Anpassungsfähigkeit, Flexibilität, Eigeninitiative, vorausschauendes Denken und Prioritätensetzung
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Produkte und grosses Interesse an Tätigkeiten, die den Einsatz weiterer spezifischer Programme erfordern (z.B. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education usw.)
• Soziale Kompetenz, schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Dienstleistungsorientierung
• Beherrschung der französischen oder deutschen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache

Sabrina Anania, operative Leiterin des akademischen Dienstes T +41 26 429 65 85 oder Florence Meyer, Leiterin des akademischen Dienstes T +41 26 429 65 14