Office Manager - das organisatorische Herzstück im Projektumfeld (w/m) 80-100%

Über den Job

Als Dreh- und Angelpunkt unseres Teams halten Sie die Fäden in der Hand. Sie balancieren souverän zwischen klassischem Office Management und packender Projektadministration, bringen Struktur in den Alltag und behalten stets den Blick fürs Wesentliche. 

Ihre Aufgaben

Projekt- & Portfolio-Administration

• Projekt-Support: Aktive Mitarbeit bei Bau- und Portfolio-Projekten sowie direkte Entlastung der Projektleitung.
• Immobilienvermarktung & Social Media: Konzeption und Umsetzung von Vermarktungsmassnahmen sowie die Betreuung und Pflege unserer Social-Media-Kanäle.
• Schnittstellenfunktion: Erste Ansprechperson für Partner und Unternehmer, Koordination von Abklärungen sowie Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Organigrammen.

Finanzen & Controlling

• Finanzwesen Projekt: Vorerfassung von Kreditoren, Mithilfe bei Debitoren-Rechnungen, Kostenkontrolle und Erstellung von Kostenvergleichen.
• Klassische Buchhaltung: Stellvertretung bei Buchhaltung und Zahlungsläufen sowie die Bearbeitung von Spesenabrechnungen.
• Einkauf: Einholen und Verhandeln von Offerten sowie die Beschaffung von Verbrauchsmaterial.

Büroorganisation & Administration

• Alltagsorganisation: Erledigung allgemeiner Büroarbeiten (Post, Korrespondenz, Telefonie) sowie die Koordination von Terminen.
• Dokumentenmanagement: Aufbereitung von Vorlagen, Präsentationen und Matrix-Unterlagen sowie die physische und digitale Ablage.
• Infrastruktur: Mithilfe bei der Evaluation von neuen Hilfsmitteln (Soft- und Hardware). 

Ihr Profil

• Arbeitsweise: Äusserst selbstständig, strukturiert, vorausschauend und eigenmotiviert bei hoher Flexibilität und Leistungsbereitschaft.
• Persönlichkeit: Professionelles Auftreten mit hoher Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und absoluter Verschwiegenheit.
• Kompetenzen: Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie ein ausgeprägtes Flair für Zahlen.

Das Angebot

• Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit viel Raum für Eigeninitiative.
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem motivierten Team.
• Ein modernes Arbeitsumfeld im Herzen von Basel. 

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung an Malgorzata Saladin, E-Mail schreiben. Wir bitten um Verständnis dafür, dass wir keine Eingangsbestätigungen verschicken.