Internationaler Atemwegskollegium (IRC) Assistent

Über den Job

Die European Respiratory Society (ERS) ist eine internationale Organisation, die Ärztinnen und Ärzte, Gesundheitsfachkräfte, Wissenschaftler und andere Expertinnen und Experten im Bereich der Atemwegserkrankungen vereint. Als eine der führenden medizinischen Organisationen in diesem Bereich verfügt die ERS über eine wachsende Mitgliedschaft in mehr als 140 Ländern.

Wir suchen derzeit einen Assistenten für die International Respiratory Coalition (IRC), um die Aktivitäten der IRC zu unterstützen, einer globalen Initiative, die durch Zusammenarbeit, Interessenvertretung und nationale Maßnahmen die Atemwegsgesundheit verbessern möchte. Der erfolgreiche Kandidat berichtet an den IRC-Projektmanager und bietet administrative, organisatorische und projektbezogene Unterstützung bei einer Vielzahl von IRC-Aktivitäten. Dies ist eine ausgezeichnete Gelegenheit für eine hochorganisierte und proaktive Person mit Interesse an Interessenvertretung und internationaler Zusammenarbeit.

*Einjahresvertrag, verlängerbar je nach Finanzierung

Zweck der Rolle

Der Assistent der International Respiratory Coalition (IRC) unterstützt die effektive Koordination und Durchführung der IRC, indem er administrative, organisatorische und projektbezogene Unterstützung bei IRC-Aktivitäten bietet. Die Rolle arbeitet eng mit dem IRC-Projektmanager, ERS/ELF-Beauftragten, IRC-Mitgliedern der nationalen Koalitionen und internen Teams zusammen, um einen reibungslosen Tagesablauf und eine erfolgreiche Durchführung der IRC-Aktivitäten sicherzustellen.

Wesentliche Beitragsbereiche

Koordination des IRC-Programms

Unterstützung der täglichen Durchführung der IRC-Aktivitäten durch effektive Planung, Verwaltung, Nachverfolgung und Dokumentation im Projekt.
Wesentliche Verantwortlichkeiten:

• Administrative und koordinierende Unterstützung des IRC-Projektmanagers.
• Pflege von Projektzeitplänen, Aktionsverfolgern, Kontaktlisten und Planungsdokumenten.
• Unterstützung bei der Terminplanung von IRC-Führungstreffen, Vorbereitung von Tagesordnungen, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Projektupdates, Berichten, Präsentationen und Informationsmaterialien.
• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von IRC-Treffen, Workshops und Veranstaltungen.
• Mitwirkung bei der Pflege genauer Aufzeichnungen über IRC-Aktivitäten, Entscheidungen und Ergebnisse sowie Unterstützung der Koordination zwischen internen Abteilungen und externen Partnern.

Unterstützung der Koalition, Kapazitätsaufbau & Ressourcenentwicklung

Unterstützung nationaler Atemwegskollegien und IRC-Interessengruppen durch effektive Koordination von Treffen, Ressourcen, Informations- und Lernmöglichkeiten sowie Verwaltung von Fördermitteln.
Wesentliche Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung bei der Organisation von Workshops, Koalitionstreffen und Kapazitätsaufbauaktivitäten, einschließlich logistischer Arrangements.
• Unterstützung der Kommunikation mit Vertretern nationaler Koalitionen und externen Interessengruppen.
• Unterstützung des IRC-Fördermittelbewertungsausschusses bei der Nachverfolgung von Förderanträgen und Fortschrittsberichten sowie der Vorbereitung von Sitzungen.
• Koordination mit dem ERS-Finanzteam bei der Bearbeitung von Fördermittelzahlungen.
• Unterstützung bei der Koordination der Entwicklung, Aktualisierung, Kommunikation und Verbreitung von IRC-Leitfäden, Toolkits und Werkzeugen.
• Unterstützung bei der Sammlung von Informationen von Koalitionen für Berichts-, Überwachungs- und Kommunikationszwecke.
• Unterstützung bei Wissensaustauschaktivitäten zwischen Koalitionsmitgliedern und Partnern.

Partnerschaften, Sponsoring & Einbindung von Interessengruppen

Ermöglichung effektiver Kommunikation und praktischer Unterstützung für IRC-Interessengruppen und Koalitionsaktivitäten.
Wesentliche Verantwortlichkeiten:

• Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen mit Mitgliedern nationaler Koalitionen, IRC-Führung, IRC-Interessengruppen und internen Abteilungen.
• Unterstützung der routinemässigen Kommunikation, Anfragen und Informationsaustausch mit Koalitionsmitgliedern und Interessengruppen.
• Kontaktpflege mit externen Lieferanten und Dienstleistern für eine effektive Durchführung von Veranstaltungen und Ressourcenunterstützung für Koalitionen innerhalb vereinbarter Zeitpläne und Budgets.
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von Ressourcen zur Unterstützung der nationalen Koalitionen.

Zusammenarbeit & bereichsübergreifender Beitrag

Beitrag zu einem kollaborativen und leistungsstarken Arbeitsumfeld durch Förderung von Teamarbeit, Wissensaustausch und effektiver bereichsübergreifender Zusammenarbeit innerhalb der ERS.
Wesentliche Verantwortlichkeiten:

• Wissen teilen und zu bereichsübergreifenden Initiativen zur Unterstützung organisationaler Prioritäten beitragen.
• Förderung kollaborativer Arbeitsweisen und kontinuierlicher Verbesserungen in Projekten und Partnerschaften.
• Gelegentlich Beitrag zu Projekten und Initiativen über die definierten Aufgaben hinaus zur Unterstützung breiterer organisationaler Bedürfnisse.

Ausbildung & beruflicher Hintergrund

• Postsekundäre Ausbildung in Betriebswirtschaft, Büroverwaltung, Projektkoordination, Öffentlicher Gesundheit, Internationale Beziehungen oder einem verwandten Bereich.
• In der Regel 4 Jahre Erfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder projektunterstützenden Rolle.
• Erfahrung in der Unterstützung komplexer administrativer Prozesse, Meetings oder Projekte mit mehreren Interessengruppen.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld.
• Erfahrung in Interessenvertretung oder öffentlicher Gesundheit von Vorteil.

Technische Kompetenzen

• Administrative Koordination und Programmunterstützung
• Koordination von Meetings, Ausschüssen und Veranstaltungen
• Dokumentenmanagement und Aufbewahrung von Unterlagen
• Verwaltung von Stakeholder-Kontakten
• Budgetverwaltung und Nachverfolgung von Rechnungen
• Microsoft Office Suite und kollaborative digitale Werkzeuge
• Organisation digitaler Dateien, Vorlagen und gemeinsamer Ressourcen

Kernkompetenzen

• Organisation und Planung, Aufmerksamkeit für Details und Qualitätsorientierung
• Zusammenarbeit und Teamarbeit
• Zuverlässigkeit und Nachverfolgung
• Klare schriftliche und mündliche Kommunikation
• Kunden- und Stakeholderorientierung
• Diskretion und Professionalität
• Anpassungsfähigkeit und Problemlösung
• Bereitschaft zu lernen und kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen