Family Office Administrator

Über den Job

Family Office Administrator

Berichtet an: Geschäftsführer

Über Linden Management AG

Linden Management ist ein Boutique-Family-Office, das strategische, administrative, Investment- und operative Unterstützung über mehrere Einheiten und Interessengruppen hinweg bietet.

Unser Umfeld ist professionell, kollaborativ und beziehungsorientiert, mit starkem Fokus auf Diskretion, Service-Exzellenz, Verantwortlichkeit und operative Effizienz. Wir sind stolz darauf, außergewöhnliche Unterstützung zu leisten und dabei die höchsten Standards an Integrität, Vertraulichkeit und Professionalität einzuhalten.

Wir suchen einen motivierten Family Office Administrator zur Unterstützung der täglichen Büroabläufe und zur administrativen Assistenz des Geschäftsführers und der Prinzipale des Family Office.

Positionsübersicht

Der Family Office Administrator übernimmt die Büroorganisation und administrative Unterstützung für den Geschäftsführer und die Prinzipale, um einen reibungslosen Tagesablauf im Family Office sicherzustellen.

Die Rolle unterstützt die Büroverwaltung, Executive-Support-Aktivitäten und Concierge-Dienste für die Prinzipale und deren Familien. In Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Partnern und Dienstleistern sorgt der Family Office Administrator dafür, dass die Aktivitäten des Family Office effizient, professionell und diskret abgewickelt werden.

Der erfolgreiche Kandidat ist hoch organisiert, serviceorientiert und detailfokussiert, mit starkem Engagement für Genauigkeit und Qualität. Er ist in der Lage, mit angemessenem Dringlichkeitsbewusstsein zu reagieren und gleichzeitig die notwendige Sorgfalt walten zu lassen, um sicherzustellen, dass die Arbeit vollständig, korrekt und professionell präsentiert wird, bevor sie finalisiert oder verteilt wird.

Hauptverantwortlichkeiten

Unterstützung des Geschäftsführers

Erbringung der täglichen administrativen Unterstützung für den Geschäftsführer. Koordination von Meetings, einschließlich Agenden, Meeting-Materialien, Präsentationen und Folgeaktionen. Kommunikation mit vertrauenswürdigen Partnern, Banken, Treuhändern, Anwälten, Steuerberatern und Dienstleistern zur Umsetzung von Anfragen gemäß den Anweisungen des Geschäftsführers. Vorbereitung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten. Verfolgung von Aufgaben und Unterstützung bei der fristgerechten Erledigung administrativer Prioritäten.

Unterstützung der Prinzipale & Familie

Erbringung von Concierge-Diensten für die Prinzipale und deren Familien. Koordination von Reisevorbereitungen, Unterkünften, Reservierungen, Transport und anderen lifestylebezogenen Anfragen. Unterstützung bei Familienveranstaltungen, wohltätigen Initiativen und Sonderprojekten. Pflege genauer und vertraulicher Family-Office-Unterlagen.

Büroverwaltung

Unterstützung des täglichen administrativen Betriebs des Family Office. Unterstützung der "Accounting & Investment Teams" bei der Dateneingabe. Verwaltung von Büromaterial, Ausstattung, Lieferanten, Kurieren und anlagenbezogenen Anfragen. Pflege organisierter elektronischer und physischer Ablagesysteme. Vorbereitung, Korrektur und Verteilung administrativer Dokumente. Unterstützung bei Meeting-Agenden, Protokollen und wiederkehrenden administrativen Berichten. Identifikation von Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer Prozesse und der Büroeffizienz.

Qualifikationen & Erfahrung

Bevorzugt 3–5 Jahre Erfahrung in einem Family Office, Vermögensverwaltung, Finanzdienstleistungen, Private Office oder professionellen Dienstleistungsumfeld. Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, vermögenden Privatpersonen oder privaten Kunden ist von Vorteil. Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem professionellen Umfeld zu managen. Erfahrung in der Finanzbranche ist ein Plus.

Fähigkeiten & Kompetenzen

Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Außergewöhnliche Detailgenauigkeit und Engagement für Genauigkeit und Qualität. Fähigkeit, mit Dringlichkeit zu arbeiten und dabei hohe Genauigkeitsstandards einzuhalten. Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Professionelle, serviceorientierte und diskrete Arbeitsweise. Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten. Fähigkeit, mehrere Aufgaben und wechselnde Anforderungen zu priorisieren. Starke Korrektur- und Qualitätskontrollfähigkeiten. Versiert im Umgang mit Microsoft Office Suite und gängigen Geschäftsanwendungen.

Erfolgskriterien

Der Erfolg in dieser Rolle zeigt sich durch:

Konsequent genaue, vollständige und qualitativ hochwertige Arbeit. Zeitnahe und verlässliche Ausführung mit angemessenem Dringlichkeitsbewusstsein, ohne Genauigkeit oder Detailgenauigkeit zu beeinträchtigen. Professionelle, reaktionsschnelle und diskrete Unterstützung des Geschäftsführers, der Prinzipale und deren Familien. Effiziente und gut organisierte Verwaltung des Family Office.

Warum Linden Management AG beitreten?

Der Beitritt zu Linden Management bietet die Möglichkeit, eine Karriere in einem vertrauensvollen, kollaborativen Family-Office-Umfeld aufzubauen, in dem Professionalität, Integrität und Service-Exzellenz geschätzt werden. Diese Rolle bietet breite Einblicke in Büroverwaltung, Executive Support und Family-Office-Operationen und ist somit ein ausgezeichneter Einstieg für Berufseinsteiger, die sich in einem Boutique-Family-Office weiterentwickeln möchten.