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Assistent/in mit Zahlenflair 40% (a)
Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beiträge zum Wohle der Gesellschaft für eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.
The Laboratory of Sustainability Robotics (LSR) is a world-leading group with research focus on the development of novel, biologically inspired flying robots for distributed sensing in air and water and autonomous robotic construction for digital infrastructure systems. The lab is based on a jointly funded Professorship by Empa and the Swiss Federal Institute of Technology in Lausanne (EPFL) and is specialised in robot design, hardware development and multi-modal robot mobility.
Ihre Aufgaben
In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie zentrale administrative und koordinative Aufgaben rund um das LSR:
Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleitenden im Tagesgeschäft
Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP - inklusive Projektcontrolling und -administration
Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson für das Bestell-, Auftrags- und Rechnungswesen
Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung
Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung
Sie verantworten die Öffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social-Media-Kanäle des Labors
Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen
Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen
Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten
Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast-)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen
Sie übernehmen die administrative Leitung des entstehenden Center of Competence for Sustainability Robotics
Ihr Profil
Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion
Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus
Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und eine dienstleistungsorientierte Haltung
Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten
Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil
Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert
Unser Angebot
Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas - mit attraktivem Arbeitsplatz im international renommierten NEST-Gebäude. Die 40%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf ein höheres Pensum sowie eine unbefristete Anstellung. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln! Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz der EPFL in Lausanne zusammen. Arbeitsbeginn ist der 1. September 2025 oder nach Vereinbarung.
«a» steht in unseren Stelleninseraten für «alle». Wir leben eine Kultur der Inklusion und des Respekts. Bei uns sind alle Menschen willkommen, die Lust auf innovative, nachhaltige und sinnstiftende Tätigkeiten haben - nur das zählt.
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und Kontaktdaten von zwei Referenzpersonen. Bitte reichen Sie diese ausschliesslich über unser Bewerbungsportal ein. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
