Office Manager:In, 100%

30 Januar 2026
100%
Festanstellung
Deutsch (Muttersprache), Englisch (Fliessend)
Limmatquai 122, 8001 Zürich

Einführung

Die Greater Zurich Area AG (GZA) ist die offizielle Standortmarketing-Organisation des Wirtschaftsraums Zürich. Sie ist organisiert als Public Private Partnership und wird durch eine Stiftung getragen. Dieser gehören neun Kantone, eine Region und die Stadt Zürich, zahlreiche Unternehmen aus der Privatwirtschaft sowie die ETH, Universität Zürich und die ZHAW an.

Hauptaufgabe der GZA ist die Ansiedlung zukunftsweisender und innovativer Technologieunternehmen aus dem Ausland. Diese stärken die internationale Wettbewerbsfähigkeit, die Stabilität und die Krisenresistenz des Wirtschaftsraums durch ihre Innovationskraft, neue Arbeitsplätze und Steuereinnahmen.

Zur Verstärkung unseres Teams in Zürich suchen wir ab 1. Mai 2026 oder nach Vereinbarung eine serviceorientierte, digital versierte und herzliche Persönlichkeit, die das Office Management modern denkt und gleichzeitig für einen reibungslosen, professionellen Empfang sorgt.

Über den Job

Dein Aufgabengebiet umfasst...

Office Management & Empfang

Du bist die zentrale Ansprechperson für internationale Gäste, Kunden und Mitarbeitende vor Ort. Du betreust den Empfang, organisierst Meetings, koordinierst interne Anfragen und stellst sicher, dass der Bürobetrieb professionell und reibungslos funktioniert. Du unterstützt das Team bei der Finanzadministration und bist erste Ansprechperson für verschiedene Lieferanten/Handwerker, für die Reinigung, technisches Büroequipment, sowie die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial. Dein Fokus liegt auf einem hohen Servicelevel und einer herzlichen, professionellen Atmosphäre.

Digital Office Management

Du gibst zentrale Impulse, um unsere internen Abläufe effizient und zukunftsorientiert auszurichten. Dabei analysierst du bestehende Prozesse, und entwickelst zusammen mit unserer Data und IT-Managerin automatisierte Workflows für Routineaufgaben. Du übernimmst Verantwortung für die Datenpflege und Qualitätssicherung unserer Kundendaten. Damit hilfst du das gesamte Office Management effizienter zu machen.

Dein Profil / Unsere Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund und mind. 3 Jahre Berufserfahrung

Weiterbildung im Digitalen Office Management, oder einen Leistungsausweis in Digitalisierung, Automatisierung und/oder neuen Technologien (Copilot).

Sehr versiert in der Anwendung von Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams) und digitalen Ablagesystemen (SharePoint/OneDrive); Routine in der Kalender- und Terminorganisation (inkl. Koordination mehrerer Stakeholder und Zeitzonen); sicher im Einsatz von Kollaborationstools (z. B. Teams) sowie im digitalen Dokumentenhandling (PDF, E-Signaturen)

Du besitzt Gastgeber-Qualitäten, eine professionelle Ausstrahlung, bist teamorientiert und proaktiv anpackend

Du hast ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement und du bist gut darin, gleichzeitig diverse Aufgaben und Projekte erfolgreich zu managen.

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Deine Benefits / Unser Angebot

Zusammenarbeit mit einem kleinen, internationalen Team und Schlüsselpersonen aus den führenden Tech-Hubs der Welt

Gestaltungsspielraum, kurze Entscheidungswege und ein modernes Arbeitsumfeld; einen Arbeitsplatz direkt an der Limmat, 5 Minuten zu Fuss vom Hauptbahnhof