VERWALTUNGSKRAFT 80-100% im Verwaltungsbereich des Sozialkohäsionsdienstes

Über den Job

Der Sozialkohäsionsdienst der Stadt Vevey setzt sich für ein gutes Zusammenleben ein und ermöglicht es jeder und jedem, seinen Platz mit Respekt und Würde zu finden. Er ist insbesondere in den Bereichen soziale Begleitung, Senioren, Gleichstellung, Quartierleben, soziale Naharbeit und Zugang zu Wohnraum tätig.

Im Verwaltungsbereich unterstützen Sie die Leitung und die Teams bei den verschiedenen Tätigkeiten des Dienstes. In einem Umfeld, in dem Projekte mehrere Akteure einbinden, erleichtern Sie den Informationsfluss und den Austausch zwischen den Teams, den institutionellen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern sowie den Partnern, unter Wahrung der jeweiligen Rollen. Sie sorgen für die Qualität der administrativen Nachverfolgung und die Einhaltung der Fristen. Durch Ihr Organisationstalent, Ihre Genauigkeit und Ihre Empfangskompetenz tragen Sie zum reibungslosen Ablauf des Dienstes und zu qualitativ hochwertigen Beziehungen mit der Bevölkerung und den Partnern bei.

In diesem Zusammenhang sind Sie unter anderem für die folgenden Hauptaufgaben verantwortlich:

• Empfang des Publikums vor Ort und telefonisch, diskrete und taktvoll Auskunft erteilen und an die zuständigen Personen weiterleiten
• Verwaltung der ein- und ausgehenden Post sowie der E-Mail-Postfächer des Dienstes, unter Gewährleistung der Erfassung, Weiterleitung und Nachverfolgung der Anfragen
• Verfassen, Korrekturlesen und Formatieren von Korrespondenzen, Notizen, Berichten und anderen administrativen Dokumenten mit Klarheit und Präzision
• Mitwirkung bei der Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Sicherstellung der Folgemaßnahmen
• Administrative Nachverfolgung von Anfragen, Akten und Entscheidungen des Dienstes in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen
• Verwaltung von Anmeldungen, Terminvereinbarungen und Reservierungen im Zusammenhang mit den Leistungen und Räumlichkeiten des Dienstes
• Aktualisierung von Nachverfolgungstabellen und Dienstleistungsdaten
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Aktivitäten des Dienstes
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der administrativen Werkzeuge und Prozesse in Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des Bereichs

Ihr Profil:

• Kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder gleichwertiger Abschluss
• Nachgewiesene Berufserfahrung in einer administrativen Funktion, Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
• Beherrschung der gängigen Bürosoftware, insbesondere Word, Excel und Outlook, sowie Sicherheit im Umgang mit gemeinsamen Nachverfolgungstabellen und Fachsoftware (M-Files, eSéances, Proconcept)
• Ausgeprägte Schreibkompetenzen, Erfahrung im Sitzungsnotizenmachen, Leichtigkeit beim Verfassen von Protokollen
• Organisationstalent und Prioritätensetzung, Fähigkeit, mehrere Akten parallel zu bearbeiten, Fristen vorauszuplanen und Nachverfolgung sicherzustellen
• Empfangskompetenz und Zuhörfähigkeit, Diplomatie und Sicherheit im Umgang mit verschiedenen Zielgruppen
• Genauigkeit, Präzision und Diskretion bei der Bearbeitung von Akten und Informationen
• Kontaktfreudigkeit und Verständnis für die Funktionsweise einer öffentlichen Verwaltung, mit der Fähigkeit, die Anliegen der Akten zu erfassen und die Rollen der verschiedenen Ansprechpartner zu erkennen
• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
• Öffentliches Dienstleistungsbewusstsein und ausgeprägtes Interesse an den Themen des Sozialkohäsionsdienstes

Arbeitsbeginn: 1. Februar 2027 oder nach Vereinbarung

Weitere Auskünfte erteilt Frau Lorena Marin Guex, Dienststellenleiterin, unter 021 925 53 01.

Ihre Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, Kopien der Diplome und Arbeitszeugnisse sind uns über jobup.ch bis zum 22. Oktober 2026 zuzustellen.

Nur vollständige Bewerbungen über jobup.ch werden berücksichtigt.