Persönliche/r Teamassistent/in (TE-DPS-DAS-2026-74-LD)

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit aufeinanderprallen. Dieser Prozess liefert Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze.

Stellenbeschreibung

Einführung:

Sie werden der Abteilung für Abteilungs- und Projektunterstützung innerhalb der Sektion für Abteilungsverwaltungsdienste der Technologieabteilung beitreten und eng mit Kolleginnen und Kollegen in der gesamten Organisation zusammenarbeiten. Als wichtiges Mitglied des TE-Verwaltungsteams sind Sie Teil eines Teams von Assistenten, die zur Verwaltung eines Gruppen-Sekretariats beitragen, mit besonderem Fokus auf Informations-, Kommunikations- und Organisationsdienste.

In Zusammenarbeit mit Verwaltungsassistenten bieten Sie administrative, organisatorische, kommunikative und informationsmanagementbezogene Unterstützung, um eine effektive Koordination und einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicherzustellen.

Aufgaben:

• Erbringen von Front-Office- und administrativer Unterstützung für Gruppenmitglieder während ihrer gesamten Anstellung, einschließlich Ankunfts- und Abreiseformalitäten sowie Organisation offizieller Reisen.
• Koordination und Unterstützung von Meetings, Besuchen und Veranstaltungen (z. B. Konferenzen, Workshops, interne Meetings) unter Verwendung von CERN-Tools und -Plattformen.
• Zusammenarbeit mit internen Interessengruppen zur Unterstützung von Berichts- und Planungsaktivitäten, Mitwirkung bei der Informationsvorbereitung sowie Verwaltung der Webinhalte, Dokumentation und Archive der Gruppe über relevante Content-Management-Systeme.
• Administrative Unterstützung des Gruppenleiters, einschließlich Termin- und Postfachverwaltung, Koordination von Meetings, Nachverfolgung von Maßnahmen, Informationsvorbereitung sowie Pflege von Personal- und Budget-Dashboards.
• Sicherstellung der Servicekontinuität durch Vertretung von Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf und Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse innerhalb der Gruppe und der Abteilung.

Qualifikationen

Höherer Verwaltungsabschluss oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Verwaltung oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung als administrative Unterstützung in einem internationalen und multikulturellen Umfeld.
• Erwiesene Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung in strukturierter Weise als erste administrative Anlaufstelle.
• Erfahrung in der Anwendung administrativer Regeln und Befolgung etablierter Verfahren.
• Nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit einer Vielzahl von Büro-Computertools sowie in der Pflege, Organisation und Archivierung administrativer Unterlagen und Dokumente.
• Erfahrung in der Vorbereitung und Korrektur von Arbeitsdokumenten.

Technische Kompetenzen:

• Kenntnisse administrativer Regeln und Verfahren.
• Organisation und Management von Veranstaltungen.
• Sekretariatsarbeiten.
• Archivierung und Dokumentenmanagement.
• Kundenservice.

Verhaltenskompetenzen:

• Ergebnisorientierung: strukturierte und organisierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben mit Blick auf Ergebnisse zu planen.
• Verantwortungsbewusstsein: gewissenhaftes und zuverlässiges Arbeiten; Einhalten von Zusagen.
• Effektive Kommunikation: Sicherstellung, dass Informationen, Verfahren und Entscheidungen angemessen dokumentiert werden.
• Teamarbeit: Aufbau und Pflege konstruktiver und effektiver Arbeitsbeziehungen.
• Flexibilität: schnelle und einfallsreiche Anpassung an wechselnde Prioritäten und Anforderungen.

Sprachkenntnisse:

Gesprochene und geschriebene Englischkenntnisse mit der Bereitschaft, Französisch zu lernen.

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeberechtigung und Bewerbungsfrist:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 28.04.2026 um 23:59 CEST erreichen.

Beschäftigungsbedingungen:

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Hybrid

Diese Position erfordert:

• Gültigen Führerschein.

Jobgrade: 3-4

Stellenreferenz: TE-DPS-DAS-2026-74-LD

Arbeitsbereich: Unterstützungsdienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/r Teamassistent/in

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das mit Ihren relevanten Berufsjahren steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Absicherung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen, abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten), abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Möglichkeit, Ihren Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Anstellung.

Überblick über CERN – Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich wird!

Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu bahnbrechender Forschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, wobei jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zielstrebigkeit stärkt. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu werden, die die Grenzen des Wissens erweitert, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Werden Sie Teil unserer Mission, das Herz des Universums zu entdecken! MITMACHEN!

Mehr Informationen über uns hier: careers.cern