Rezeptionist / Assistent/Manager Büroverwaltung 80 - 100 % (m/w)

Über den Job

Bolder Group ist ein hoch angesehener Boutique-Anbieter von Treuhand- und Unternehmensdienstleistungen, der ultra-vermögende Familien aus aller Welt betreut.

Wir suchen eine qualifizierte Person zur Verstärkung unseres Office-Management-Teams.

Rezeptionist / Assistent/Manager Büroverwaltung 80 - 100 % (m/w)

Aufgaben

• Organisation von Teams-Anrufen
• Moderation von Teams-Anrufen während interner Meetings, sicherer Umgang mit allen Teams-Funktionen, einschließlich Bildschirmfreigabe und Nutzung der Transkriptionsfunktionen von Teams.
• Fähigkeit, Meetings effizient über Outlook zu planen, Kenntnisse in der Nutzung von Outlook-Funktionen wie dem Terminplanungsassistenten
• Kenntnisse in Nav1 und/oder SharePoint sind von Vorteil
• Softwareaffinität und Lernbereitschaft für neue Software
• Hauptansprechpartner an der Rezeption, Besucher willkommen heissen, Kaffee, Wasser etc. vorbereiten und Kunden zu den Besprechungsräumen begleiten
• Pflege der Besprechungsräume
• Organisation der eingehenden Post (einschliesslich Stempeln, Kurierbestellungen und Weiterleitung der Post an Kunden) Wartung der Bürogeräte (Drucker, Kaffeemaschine, Aktenvernichter etc.)
• Pflege der Küche
• Sicherstellung eines reibungslosen Telefonflusses
• Kopieren, Scannen und Vervollständigen von Dokumenten
• Spesenabrechnung, Buchung von Reisekosten, Kasse
• Termin- und Reiseplanung
• Bearbeitung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Organisation von Legalisierungen / Apostillen
• Unterstützung bei Firmenveranstaltungen, Planung von internen und externen Meetings
• Organisation von Parkplätzen
• Tägliche Postzustellung zur Post um 17:15 Uhr

Ihr Profil

• Dynamische Persönlichkeit, die in einem schnelllebigen internationalen Arbeitsumfeld zurechtkommt
• Selbstständig, proaktiv und bereit, sofort anzupacken
• Starke Microsoft-Kenntnisse (Outlook, Teams, PowerPoint und grundlegendes Excel)
• IT-affin und offen für das Erlernen neuer Software
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• Organisierte Person mit System zur Aufgabenverfolgung
• Diskret
• Motiviert
• Teamfähig sowie eigenverantwortliches Arbeiten
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich); weitere Sprachen sind von Vorteil

Was wir bieten:

Ein dynamisches internationales Arbeitsumfeld sowie sehr attraktive Arbeitsbedingungen und Sozialleistungen.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihr Bewerbungsschreiben mit beigefügtem Lebenslauf und Foto.


Bolder Trustees (Switzerland) AG

Lindenstrasse 16

6340 Baar

Frau Nadejda Krastanova