Allround Verwaltungsassistent/in

Über den Job

Wer sind wir?

Chef Gourmet AG ist ein B2B-Distributor von hochwertigen Backwaren, Feingebäck, Konditorei- und Confiserieprodukten für Hotellerie und Gastronomie in der Schweiz: 3- bis 5-Sterne-Hotels, Restaurants und Institutionen. Als B Corp-zertifiziertes Unternehmen stellen wir soziale und ökologische Auswirkungen in den Mittelpunkt unserer Entscheidungen.

Zur Verstärkung unseres rund fünfzehnköpfigen Teams mit Sitz in Cousset suchen wir eine/n:

Allround Verwaltungsassistent/in – Vertriebsinnendienst & Administration

Ihre Aufgabe:

• Innerhalb eines kleinen Teams sichern Sie die Kontinuität der administrativen Abläufe und unterstützen täglich die Verantwortlichen des Vertriebsinnendienstes (ADV) und der Verwaltungsabteilung.

• Ihre Zeit verteilt sich etwa zu 70 % auf den Vertriebsinnendienst und zu 30 % auf die administrative Unterstützung.

Ihre Verantwortlichkeiten

Vertriebsinnendienst / Kundenservice (70 %)

• Auftragsannahme per Telefon, Webseite oder E-Mail unter Einhaltung der Verfahren und Fristen

• Aktualisierung der Kundendatenbank: Kontaktdaten, Archivierung, Nachverfolgung inaktiver oder VIP-Kunden

• Weitergabe von Informationen an das Team über kurzlebige Mindesthaltbarkeitsdaten und Lagerengpässe

• Vorbereitung von Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen, Kontrolle von Mengen und Preisen

• Verwaltung von Kundenbenachrichtigungen: Eingangsbestätigungen, einfache Mahnungen, Nachverfolgung laufender Bestellungen

• Bereitstellung einfacher Berichte zur Nachverfolgung von Bestellungen und Lagerbeständen

• Ablage und Archivierung von Kundendokumenten (Verträge, Bestellungen, Korrespondenz)

Unterstützung der Verwaltungsabteilung (30 %)

• Eingabe und Prüfung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen, Mahnwesen

• Vorbereitung und Organisation administrativer Akten: Digitalisierung, Kunden-/Lieferantenakten, Ablage

• Aktualisierung der internen Dokumentation und Dokumentationsüberwachung der B Corp-Konformität

• Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten, Ausgabenübersichten und monatlichen Kennzahlen

• Mitarbeit an der Optimierung interner Prozesse.

• Gelegentliche Assistenz: Spesenabrechnungen, Nachverfolgung von Vorschüssen und Einzahlungen, Belegverwaltung.

Ihr Profil

• Ausbildung als Kaufmann/-frau, im Management, in der Buchhaltung oder gleichwertiger Abschluss

• Deutschkenntnisse mindestens auf B1-Niveau;

• Fließendes Französisch; sicherer Umgang mit Bürosoftware (Word, Excel, E-Mail)

• Administrative Genauigkeit, Organisationsfähigkeit sowie gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten

• Teamgeist und selbstständige Ausführung der übertragenen Aufgaben

• Diskretion und Sensibilität im Umgang mit internen Daten.

Wir bieten Ihnen

• Eine Einarbeitung bei Ihrem Eintritt

• Klare interne Abläufe zur Unterstützung (Checklisten, Vorlagen, Leitfäden)

• Regelmässige Betreuung und eine Position, die mit Ihnen wächst

• Ein menschlich geführtes KMU, engagiert und B Corp-zertifiziert, im Dienst der Schweizer Hotellerie.