Assistent für die Unterstützung nach Abschluss

Über den Job

Stellenbeschreibung

Der Assistent für die Unterstützung nach Abschluss bietet administrative, operative und koordinierende Unterstützung für den Koordinator der Abschlussunterstützung, um einen reibungslosen Ablauf der Aktivitäten nach Abschluss sicherzustellen. Die Rolle konzentriert sich auf die Unterstützung der Kundenkommunikation, die Hilfe bei Dokumentation und Berichterstattung sowie die Erleichterung der internen und externen Koordination von Garantieansprüchen, um eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Hauptverantwortlichkeiten

1. Operative und administrative Unterstützung

• Unterstützung des Koordinators der Abschlussunterstützung bei den täglichen operativen Aktivitäten der VIP-Garantie-Dienstleistungen.
• Vorbereitung, Aktualisierung und Pflege der Dokumentation nach Abschluss.
• Unterstützung bei der Terminplanung von Meetings, Kundenanrufen und interner Koordination von Aktivitäten.

2. Unterstützung im Kundenservice

• Unterstützung der Kundenkommunikation durch Vorbereitung von Korrespondenz, Nachverfolgungen und Statusaktualisierungen.
• Überwachung und Nachverfolgung von Kundenanfragen und Sicherstellung der rechtzeitigen internen Weiterleitung an relevante Abteilungen.

3. Unterstützung bei der Nachverfolgung von Konzessionen & Garantien

• Führung von Protokollen über Konzessionsartikel und Garantieansprüche.
• Verfolgung des Fortschritts offener Punkte und Nachverfolgung bei internen Abteilungen und externen Anbietern.
• Vorbereitung periodischer Statusberichte zur Überprüfung.
• Unterstützung beim Abschluss der Dokumentation, sobald Probleme gelöst sind.

4. Koordination mit internen und externen Stakeholdern

• Zusammenarbeit mit internen Abteilungen (Technik, Qualität, Werkstätten, Logistik, Kundendienst) zur Erleichterung von Serviceaktionen.
• Unterstützung der Kommunikation mit externen Lieferanten und Dienstleistern bezüglich laufender Probleme.
• Sicherstellung eines genauen und aktuellen Informationsflusses zwischen allen Beteiligten.

5. Unterstützung bei Kosten und Berichterstattung

• Unterstützung bei der Nachverfolgung servicebezogener Kosten, Rechnungen und Ausgabendokumentation.
• Vorbereitung einfacher finanzieller Zusammenfassungen und Berichtsinputs für die Managementüberprüfung.
• Unterstützung bei der Datenerfassung für Cashflow- und Budgetverfolgungsaktivitäten.
• Wöchentliche interne Berichte

6. Unterstützung bei kontinuierlicher Verbesserung

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Verbesserungsvorschlägen und Prozessdokumentationen durch Sammlung operativer Daten.
• Beitrag zur Aktualisierung von Verfahren und Vorlagen für Serviceabläufe.

7. Unterstützung bei Risiko und Qualität

• Unterstützung bei der Umsetzung von Minderungsmaßnahmen nach Bedarf.
• Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren und Qualitätsstandards.

Erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen

• Nachgewiesene Erfahrung in administrativen oder koordinierenden Rollen, vorzugsweise in der Luftfahrt oder technischen Dienstleistungen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch; weitere Sprachen sind von Vorteil.
• AMOS-Kenntnisse erforderlich.
• Kenntnisse in MS Office-Tools (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Fähigkeit, in einem dynamischen, kundenorientierten Umfeld zu arbeiten.
• Detailgenauigkeit und Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu verwalten.
• Teamorientierte Denkweise mit proaktiver Problemlösungsfähigkeit.
• Komfort im Umgang mit mehreren Abteilungen und externen Partnern.
• Bereitschaft, technische Aspekte der VIP-Flugzeugnachsorge zu erlernen.
• Serviceorientierte Persönlichkeit mit starkem Kundenbewusstsein.
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und Verpflichtungen nachzukommen.
• Vollzeitstelle

Was wir Ihnen bieten (unter anderem)

• Arbeiten in einem eigentümergeführten, jungen und dynamischen Unternehmen mit Hands-on-Mentalität
• Vielseitige, herausfordernde und verantwortungsvolle Position in einem exklusiven Umfeld
• Attraktive Arbeitsbedingungen und Sozialleistungen wie 5 Wochen Urlaub (6 Wochen ab 50 Jahren)
• Kostenlose Englischkurse vor Ort und individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Subventionierte Mahlzeiten in unserer Kantine sowie Parkplätze (oder kostenlose Shuttlebus-Transporte) und weitere Mitarbeiterrabatte (Flotten, Bars & Restaurants etc.)
• Firmenveranstaltungen wie unsere berühmte jährliche Weihnachtsfeier und das Sommer-BBQ

Zusätzliche Informationen

• Allgemeiner Arbeitsort: Hangaranlagen am EuroAirport Basel-Mulhouse-Freiburg

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