Assistenz Leiter Medizin / Chefarzt Wil

Über den Job

• Du unterstützt die Leitung Medizin der Direktion Wil in administrativen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben und bist bei Führungsfragen eine wichtige Ansprechperson.
• Du bearbeitest eigenständig Korrespondenz, E-Mails und Telefonanfragen, koordinierst Termine und organisierst Sitzungen, Vorstellungsgespräche sowie interne und externe Veranstaltungen.
• Im Bereich Medizin & Psychologie hältst du die Sitzungslandschaft im Blick, bereitest Meetings vor und nach, führst Protokolle und pflegst die Pendenzenliste.
• Weiterbildungsbudgets und -tage werden überwacht, der Kreditorenworkflow bearbeitet und Weiterbildungsverträge erstellt sowie verwaltet.
• In der Personaladministration arbeitest du eng mit HR zusammen, unterstützt bei Rekrutierungen, Mutationen, Neuanstellungen und begleitest das Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Du sorgst dafür, dass die Dienst- und Rotationspläne der Assistenzärzte und Assistenzpsychologen reibungslos laufen, hältst den Informationsfluss aufrecht und stehst als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende sowie das Beschwerde Management zur Verfügung.

• Berufserfahrung im Gesundheitswesen oder in einer ähnlichen Funktion sowie Kenntnisse im Prozess- und Projektmanagement sind ideal.
• Dein ausgeprägtes Organisationstalent ermöglicht es dir, auch komplexe Aufgaben effizient zu strukturieren.
• Kenntnisse der Strukturen und Abläufe im Schweizer Gesundheitswesen sowie Erfahrung in Spitälern oder psychiatrischen Kliniken sind von Vorteil.
• Du bringst starke IT-Anwenderkenntnisse mit, insbesondere in Excel, PowerPoint und SharePoint.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert, immer mit einem hohen Qualitätsanspruch.
• Auf allen Ebenen trittst du professionell auf, kommunizierst sicher, denkst vernetzt, und Diskretion ist für dich selbstverständlich.

Online bewerben

Wir sind digital unterwegs und setzen uns für Nachhaltigkeit ein, daher freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung über unsere Homepage.

Sobald deine Bewerbung online bei uns eingegangen ist, bekommst du eine Empfangsbestätigung per E-Mail zugestellt. Wir freuen uns, dich anhand deines Dossiers kennenzulernen und prüfen, ob deine Qualifikationen, Fähigkeiten und du als Person zur ausgeschriebenen Stelle und zur Psychiatrie St.Gallen passen. Danach melden wir uns bei dir.

Bei einem persönlichen Gespräch lernen wir uns kennen und du erfährst mehr über die Psychiatrie St.Gallen, die ausgeschriebene Stelle und die Herausforderungen.

In der zweiten Runde möchten wir uns gerne ein noch besseres Bild von Ihnen machen und gemeinsam mit Ihnen herausfinden, ob wir zusammenpassen. Zudem erhalten Sie die Möglichkeit, Ihr künftiges Team kennenzulernen.

Sie erhalten von uns eine telefonische Zusage, wenn wir uns nach dem zweiten Gespräch für Sie entscheiden und fragen bei Ihnen nach, ob auch Sie weiterhin von uns überzeugt sind. Wenn wir uns einig sind, erstellen wir Ihren Vertrag.

In den darauffolgenden Tagen senden wir Ihnen per Post den Vertrag im Doppel zu. Mit dem Vertrag erhalten Sie auch relevante Informationen zu Ihrer Anstellung.

Zwischen der Annahme der Stelle und dem ersten Arbeitstag können Sie als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter bereits auf relevante interne Informationen zugreifen. So können Sie sich ein differenziertes Bild des Unternehmens machen und sich bereits auf den Job vorbereiten.

Am ersten Tag erwartet Sie ein Onboarding in Ihrem neuen Team und mit weiteren Kolleginnen und Kollegen. Sie richten sich am neuen Arbeitsplatz ein und schaffen sich einen Überblick über Ihre nächsten Aufgaben. Zudem erhalten Sie Ihren individuellen Einführungsplan, der Ihnen dabei hilft, sich schnell zurechtzufinden.