Personal / Executive Assistant (m/w/d)
Chiffre 20262701
Zurich
Auf einen Blick
- Veröffentlicht:28 Januar 2026
- Pensum:10 – 30%
- Vertragsart:Nebenerwerb
- Lohn:CHF 25 - 35 /Stunde
- Sprache:Englisch (Fliessend), Deutsch (Fliessend)
- Arbeitsort:Am Oeschbrig 30, 8053 Zurich
Executive Support im internationalen Musikmanagement
Für die persönliche und operative Unterstützung eines international tätigen Musikmanagers suchen wir eine:n aussergewöhnlich strukturierte:n, integre:n und leistungsstarke:n Personal Assistant.
Diese Position erfordert höchste Professionalität, ausgezeichnetes Urteilsvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen, zu priorisieren und eigenständig zu strukturieren.
Die Rolle verbindet persönliche Assistenz mit Executive- und Business-Support und setzt eine moderne, technologiegestützte Arbeitsweise voraus.
Verantwortungsbereich:
Executive & Personal Support
- Umfassende persönliche und organisatorische Unterstützung
- Pflege, Steuerung und Priorisierung eines komplexen Kalenders
- Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Reservierungen
- Sicherstellung reibungsloser Tagesabläufe im beruflichen und organisatorischen Kontext
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
- Professionelle Erstkommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Strukturierte Sichtung, Priorisierung und Vorformulierung von E-Mails (Deutsch & Englisch)
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Follow-ups
Business & Executive Operations
- Operative Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft
- Aktives Mitdenken in Prioritäten, Abhängigkeiten und Entscheidungsprozessen
- Strukturierung komplexer Themen nach klaren Denk- und Entscheidungsmodellen
- Sicherstellung effizienter Abläufe und sauberer Dokumentation
- Identifikation von Optimierungspotenzialen und aktive Prozessverbesserung
Organisation & Struktur
- Aufbau und Pflege professioneller digitaler Ablagestrukturen
- Sicherstellung von Ordnung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Verlässliche Nachverfolgung offener Themen und Deadlines
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Anforderungsprofil:
- Höchstes Maß an Integrität, Loyalität und Diskretion
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Strukturierte, ruhige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Souveränität im Umgang mit sensiblen Informationen
- Fähigkeit, eigenständig zu denken und Prioritäten richtig zu setzen
- Wohnsitz in oder im näheren Umfeld von Zürich
Fachliche Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in vergleichbarer vertrauensbasierter Position von Vorteil
- Erfolgreich abgeschlossene(s) Abitur / Matura
- Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift (C1 oder höher)
- Sehr hohe Auffassungsgabe und ausgeprägte Lernfähigkeit
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalender- und Kommunikationssystemen
- Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten
Technologie & Arbeitsweise
- Sehr hohe Routine im Einsatz von LLMs (z. B. ChatGPT) als integraler Bestandteil der täglichen Arbeit
- Erfahrung mit Automatisierungs- und Workflow-Systemen (z. B. n8n) ist ein Plus
- Verständnis moderner, effizienter Arbeitsprozesse
- Hohe digitale Affinität und strukturierte Tool-Nutzung
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Wir bieten:
- Eine hochvertrauensvolle Position mit direkter Nähe zur Geschäftsführung
- Tiefe Einblicke in das internationale Musikmanagement
- Direkte Beteiligung an operativen und strategischen Entscheidungsprozessen
- Ein professionelles, anspruchsvolles und zugleich menschliches Arbeitsumfeld
- Hoher Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
- Hybrid-Arbeitsmodell mit Flexibilität und klarer Struktur
- Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive
Über das Unternehmen
Chiffre 20262701
Zurich
