Office Manager (w/m/d) 60%-80%

About the job

An unserem Hauptsitz in Fehraltorf (ZH) suchen wir zur Verstärkung der Abteilung Business Administration eine selbstständige, engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Office Manager.

Über uns

Incentage ist seit über 20 Jahren im globalen Finanzmarkt etabliert und bietet flexible, hochwertige Softwarelösungen, die Unternehmen helfen, in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten. Finanzinstitute wie Euronext, UBS, Nomura oder Strate setzen auf unsere massgeschneiderten Produkte. Wir arbeiten in einem agilen Umfeld mit flachen Hierarchien und angenehmer Teamkultur. Dank unserer internationalen Erfolgsgeschichte mit Kunden in Städten wie Toronto, Wien, Frankfurt, London oder Johannesburg bieten wir Stabilität und eine langfristige Perspektive.

Mit einer 40-Stunden-Woche im Gleitzeitmodell und einem hybriden Home-Office/Präsenz-Setup bietet Incentage ein attraktives, marktgerechtes Vergütungspaket. Dazu gehören zusätzliche Beiträge an die Pensionskasse, die Übernahme der UVG-Prämien sowie weitere Benefits.

Im Fokus

In deiner Rolle als Office Manager steuerst und koordinierst Du die zentralen administrativen Abläufe innerhalb der Abteilung Business Administration (ohne Buchhaltungsaspekte) und trägst wesentlich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsleitung sowie HR in administrativen und organisatorischen Belangen
• Du übernimmst sämtliche Sekretariatsaufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Du fungierst als zentrale Anlaufstelle für interne Anliegen - vernetzt, lösungsorientiert und vorausdenkend
• Du planst und koordinierst Reisen, Meetings und Veranstaltungen
• Du unterstützt aktiv im Marketing-Umfeld und wirkst punktuell bei Projekten mit
• Du pflegst Kundendaten und verwaltest Verträge mit Kunden und Partnern
• Du kümmerst dich um den Einkauf und stellst sicher, dass intern alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist
• Du bist flexibel einsetzbar und genau dort zur Stelle, wo im Tagesgeschäft Prioritäten entstehen

Kurz gesagt: Du bist die treibende Kraft im Hintergrund, hältst mehrere Fäden gleichzeitig in der Hand und sorgst dafür, dass im Unternehmensalltag alles reibungslos ineinandergreift.

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld (HR-Erfahrung von Vorteil)
• Weiterbildung im Bereich HR oder Direktionsassistenz ist ein Plus, aber kein Muss
• Pragmatische umsetzungsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Freude an einem dynamischen, internationalen Arbeitsumfeld
• Selbstständige sowie zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägter Eigeninitiative
• Hohe IT-Affinität und sehr gute MS-Office-Kenntnisse

Interesse?

Dann sollten wir uns kennen lernen! Bewirb dich jetzt bei Daniel Wick, Director Finance & Administration. Er steht Dir gerne für weitere Informationen zur Verfügung und freut sich darauf, Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive Zeugnisse, Diplome und Foto) zu prüfen.