Office Manager/in mit Immobilienerfahrung

About the job

Über uns

Wir sind ein Architekturbüro mit rund 10 Mitarbeitenden im Herzen von Zürich. Neben der Planung und Realisierung hochwertiger Wohnbauten bewirtschaften wir ein eigenes Immobilienportfolio. Für den täglichen Betrieb suchen wir eine analytische, lernfähige und belastbare Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und Abläufe eigenständig steuert sowie konsequent nachverfolgt.

Deine Aufgaben

Office Management

• Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag (Organisation, Termine, Korrespondenz, Ablagestruktur)
• Unterstützung der Geschäftsleitung (Verträge, Dokumente, Fristen, Nachverfolgung)

Finanzen und HR (mit Treuhand)

• Rechnungsfluss, Zahlungen, Mahnwesen, Kostenkontrolle, Ablage
• Personaladministration (Ein- und Austritte, Mutationen, Versicherungen) in Zusammenarbeit mit Treuhand

Immobilienbewirtschaftung (kleines Portfolio)

• Mieterkommunikation, Anliegenbearbeitung, Terminierung und Koordination
• Abnahmen und Übergaben, Schadenfälle, Handwerkerkoordination
• Vermietungen (Inserate, Besichtigungen, Prüfung, Vertragsvorbereitung, Mieterspiegel)

Was du mitbringst

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder Backoffice, idealerweise in einem kleinen Unternehmen
• Praxis in der Immobilienbewirtschaftung oder einer vergleichbaren Rolle (keine zwingende Spezialausbildung)
• Sehr strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit und Diskretion
• Belastbarkeit und Fähigkeit, in Spitzenzeiten priorisiert und sauber zu liefern
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel)

Das erwartet dich

• Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Kurze Wege, viel Eigenständigkeit und klare Verantwortung
• Modernes Büro in Zürich und kollegiales Umfeld

Pensum und Lohn

• Pensum: 80–100%. Lohnrahmen (Richtwert): bis max. CHF 78’000 pro Jahr (100%-Äquivalent), abhängig von Erfahrung und Aufgabenmix.

Wir freuen uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail