Office & Team Coordinator (50%)

About the job

Threema ist der weltweit meistverkaufte sichere Messenger, sowohl für Privatanwenderinnen und Privatanwender wie für Unternehmen. Seit 2012 setzen wir uns unnachgiebig dafür ein, dass sich unsere Nutzerinnen und Nutzer unbeschwert austauschen können, ohne um ihre Privatsphäre besorgt zu sein. Zu unserem wachsenden Nutzerkreis zählen Millionen von Privatpersonen und tausende von Unternehmen und Organisationen aus aller Welt.

Aufgrund unseres starken Wachstums suchen wir Unterstützung als

Office & Team Coordinator (50%)

Deine Rolle

Du hältst den Laden am Laufen - und das macht dir echte Freude.

Du bist die Person, die merkt, wenn der Kaffee ausgeht, bevor es jemand anderes tut. Du behältst bei drei gleichzeitigen Anfragen den Überblick, organisierst ein Team-Event genauso zuverlässig wie du eine Spesenabrechnung erledigst - und freust dich, wenn der Alltag für alle ein bisschen reibungsloser läuft.

Genau das suchen wir: jemanden, der nicht auf Anweisung wartet, sondern erkennt und macht.

Deine Aufgaben

• Anlaufstelle für organisatorische Fragen aus dem ganzen Team

• Bestellungen für Küche und Büromaterial, sowie externe Dienstleister koordinieren

• Teamevents, Reisen und Offsites von A bis Z organisieren

• Lunch & Learns aufsetzen und koordinieren - von der Einladung bis zum Sandwich

• Spesenabwicklung begleiten und nachverfolgen

• Unterstützung bei Monatsabschlüssen (administrativer Teil)

• Unsere Head of HR bei administrativen Aufgaben entlasten - z.B. Terminkoordination, Dokumentenpflege, Onboarding-Logistik
  
  

In der Rolle und bei uns fühlst du dich wohl, wenn:

• du Abwechslung und Dynamik magst und kein Problem damit hast, dass der Plan vom Morgen manchmal schon am Mittag überholt ist

• du lieber anpackst als auf perfekte Prozesse zu warten

• die Freiheit schätzt Dinge aufzubauen - nicht nur zu verwalten
  
  

Deine Fähigkeiten

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

• Du hast schon in einer ähnlichen Rolle gearbeitet - Office Management, Team Assistant, Backoffice

• Strukturiert, zuverlässig, selbstständig

• Deutsch fliessend, Englisch solide (unser Team ist international)

• Vertraut mit gängigen Tools; alles andere lernst du bei uns

Deine Ausbildung ist zweitrangig, viel wichtiger sind deine Erfahrung und persönliche Kompetenz.

Was wir bieten

• Ein junges und motiviertes Team mit unkomplizierter Kommunikation

• Möglichkeit, an vielen verschiedenen Projekten zu arbeiten und Prozesse zu verbessern und zu definieren

• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit an bis zu zwei Tagen pro Woche

• Bis zu zwei Workation-Wochen pro Jahr

• Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu nehmen

• Du kannst deine eigene Hardware wählen (macOS oder Linux)

• ÖV-Vergünstigung oder Parkplatz (Elektroauto-Lademöglichkeit vorhanden)

• Frei nutzbarer Fitnessraum inkl. Fitnesstrainer einmal pro Monat

• Professionelle Massage einmal pro Monat

• Interne Deutsch- oder Englisch-Kurse

• Eine tolle Kaffeemaschine ;-)

• Regelmässige Firmenevents und Apéros

• Das gute Gefühl, zum effektiven Schutz der Privatsphäre von Millionen von Menschen beizutragen

Arbeitsort: Pfäffikon SZ (Grossraum Zürich) / hybrid

Arbeitsstart: Sofort oder nach Vereinbarung

Haben wir dein Interesse geweckt?

Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams bessere Produkte erschaffen. Wir begrüssen und fördern Bewerbungen von Menschen aller Geschlechtsidentitäten und -ausdrücke, Hintergründe und Perspektiven. Deine einzigartige Erfahrung ist eine Bereicherung für uns, und wir freuen uns darauf, von dir zu hören!

Für Personalvermittler: Diese Stelle möchten wir selbst besetzen, und nehmen keine Kandidatendossiers entgegen