Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support (50%+)

About the job

OceanCare setzt sich seit 1989 weltweit für den Schutz der Meere und Meerestiere ein: Mit Einsitz in inter-nationalen Gremien, Schutzprojekten und Sensibilisierungskampagnen. Seit 2011 als UNO-Sonderberaterin für den Meeresschutz. Wir sind eine international vernetzte, agile Expertenorganisation mit einem Team in Wädenswil, das mit Kolleg:innen aus 12 Ländern auf vier Kontinenten wirkt. Weil es im Meeresschutz viel zu tun gibt, suchen wir ab sofort eine:n erfahrene:n Kolleg:in als

Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support (50%+)

Prozentangaben sind als Annahme und Prozentsatz des Pensums zu verstehen 

Arbeitsort:Wädenswil (ZH)

Line Management: Ist als Stabsstelle der CEO unterstellt. Enge Zusammenarbeit und Koordination mit der COO.

Aufgaben:

Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen als zentrale Ansprechperson vor Ort mit Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Büros.

Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen (60%):

-Administration

• Reisebuchungen für Konferenzen und sonstigen Business-Trips für Mitarbeitende via Globetrotter
• Koordination von Terminen und Meetings (z.B. Team Meetings, externe Termine) sowie Termine von Geschäftsführung (GF)
• Support Spesen- und Kreditkartenabrechnungen GF
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Agenda, Protokollführung und Pendenzenmanagement
• Koordination und Abwicklung von Grafik- bzw. Druckaufträgen

-IT- & Ressourcen-Management

• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei einfachen IT-Anliegen sowie Koordination bei Störungen
• Organisation und Betreuung der Büroinfrastruktur und Trouble-Shooting bei IT-Anliegen
• Sicherstellung von Dokumentablage sowie Pflege der Serverstruktur, gemeinsam mit COO
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der strukturierten Ablage von Dokumenten und Emails.

-Support Personal-Administration/HR

• Support Interne Erfassung von Ferienabwesenheiten
• Sicherstellung aktueller und vollständiger Einträge im OC-Kalender
• Operative Unterstützung von COO bei Retraiten, Team-Workshops und Team-Events
• Organisation der Verpflegung für Team Meetings, Team Lunches und Welcome-Apéros
• Organisation von Mitarbeitergeschenken und Karten

Verwaltung und Betrieb Büro (40%)

• Verantwortung für Ordnung, Sauberkeit und angenehme Arbeitsatmosphäre im Büro
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterial sowie bedarfsgerechte Bestellung.
• Aktualisierung und Koordination der Aufteilung von Büroaufgaben im Team (Ämtliplan)
• Sicherstellung des Telefondienstes durch FR/MKT/KOM und Backup sowie eigenständiges Leeren des Postfachs
• Koordination und Verwaltung der Parkplätze
• Koordination von Anliegen rund um die Büroinfrastruktur und Verwaltung
• Ansprechperson für externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Hauswartung) 

Profil:

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Hohe Eigenverantwortung und ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Zusammenhänge zu erkennen und aktiv mitzudenken
• Volle Büro-Präsenz (bei einem 50% Pensum idealerweise täglich einen halben Tag) und daran, eine zentrale Drehscheibenfunktion für Team und Geschäftsleitung einzunehmen
• Wohnsitz in der Schweiz sowie Muttersprache Deutsch mit sicherem Verständnis von Schweizerdeutsch sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein stilsicherer, adressatengerechter Schreibstil
• Strukturierte, vorausschauende, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Sinn für Ordnung. Transparenz und effiziente Abläufe
• Souveräner Umgang mit parallelen Aufgaben, auch in dynamischen Situationen
• Hohe Flexibilität und Agilität sowie die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen Ruhe und den Überblick zu behalten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten mit echter Freude daran, andere zu unterstützen und einen positiven Beitrag zum Teamalltag zu leisten
• Offene, proaktive und transparente Kommunikation sowie die Bereitschaft, relevante Informationen frühzeitig zu teilen und Verantwortung sichtbar wahrzunehmen
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Microsoft 365) sowie Offenheit und Interesse an digitalen Tools und Systemen
• Erfahrung in der Koordination von externen Dienstleistern sowie im Umgang mit IT-Anliegen von Vorteil
• Grundkenntnisse in Personaladministration und HR-Prozessen (z. B. Sozialversicherungen, Rekrutierung) von Vorteil
• Hands-on Mentalität, Pragmatismus und Freude daran, Dinge anzupacken, Verantwortung zu übernehmen und den Büroalltag aktiv mitzugestalten
• Klarheit und Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit sowie die Fähigkeit, Aufgaben im Team motivierend und zielgerichtet zu koordinieren
• Identifikation mit der Mission von OceanCare; Erfahrung im NGO-Umfeld ist von Vorteil

Wir bieten:

• Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position 
• Die Möglichkeit, einen direkten Beitrag zu Meeresschutz und Artenerhalt zu leisten 
• Ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien 

Sie sind interessiert?

Unser Team besteht aus Menschen, die den Wunsch in sich tragen etwas zu bewegen. Wer bei OceanCare arbeitet, fühlt sich der Meereswelt verbunden. Wir wünschen uns Bewerber:innen, die diese Leidenschaft teilen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Lebenslauf, Motivationsschreiben und die wichtigsten Zeugnisse) an Olivia Zollinger.

Aufgrund der Sommerpause werden Eingangsbestätigungen für Bewerbungen erst ab Kalenderwoche 33 versendet. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.