Erfahrene Executive Assistant (m/w/d) 100%

31 March 2026
100%
Permanent position
English (Fluent)
Zürich

About the job

In dieser zentralen Funktion stellen Sie einen reibungslosen Tagesablauf sicher, fungieren als verlässliche Ansprechperson für das Management und koordinieren vielseitige bereichsübergreifende Themen in einem dynamischen, globalen Umfeld.
Diese Position ist vollumfänglich vor Ort angesiedelt, um eine optimale Zusammenarbeit und Unterstützung sicherzustellen.

Erfahrene Executive Assistant (m/w/d) 100%

Für unseren Kunden, ein international renommierter Konsumgüterkonzern mit Hauptsitz im Grossraum Zürich, suchen wir derzeit eine erfahrene, serviceorientierte und diskrete Executive Assistant, die Mitglieder des Senior Leadership Teams unterstützt.

Stellenbeschreibung

In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie die Gesamtverantwortung für organisatorische, administrative und kommunikative Aufgaben, darunter:

Proaktive Verwaltung komplexer Kalender sowie Planung und Koordination von nationalen und internationalen Meetings und Geschäftsreisen

Erstellung von Spesenabrechnungen, Abwesenheitsübersicht, Rechnungsbearbeitung sowie Unterstützung im Budgetmonitoring

Zentrale Ansprechperson für externe Anfragen und Gewährleistung einer zeitgerechten und präzisen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Koordination von Recruiting-Aktivitäten wie Terminplanung für Interviews (virtuell und vor Ort) sowie Kommunikation mit Kandidaten

Strukturierte Projektunterstützung, inklusive Konsolidierung finanzieller Informationen in Excel, Erstellung von Präsentationen sowie Protokollierung von Meetings und Verfolgung offener Punkte

Schnittstelle für internationale Themen zwischen verschiedenen Tochtergesellschaften und internen Funktionen

Unterstützung bei der Koordination vielfältiger interner und externer Kommunikations- und Austauschpunkte

Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung kleinerer Veranstaltungen, inklusive Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Materialien

Profil

Für diese Funktion bringen Sie ein dienstleistungsorientiertes Mindset, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld mit:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder gleichwertige Qualifikation; eine Zusatzqualifikation als Executive Assistant ist von Vorteil

Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Senior Executive Assistant, idealerweise mit Unterstützung von C-Level-Führungskräften in vertraulichen oder komplexen Bereichen (z. B. HR, Corporate Functions)