Assistant administratif du fabricant légal

Prendre soin du monde, une personne à la fois... inspire et unit les collaborateurs de Johnson & Johnson. Nous valorisons la recherche et la science - apportant des idées, produits et services innovants pour améliorer la santé et le bien-être des personnes. Les employés de la famille Johnson & Johnson travaillent avec des partenaires du secteur de la santé pour toucher la vie de plus d’un milliard de personnes chaque jour, à travers le monde.

Medos International Sarl, basée au Locle, est une partie essentielle de la famille Johnson & Johnson, opérant en tant que fabricant légal clé au sein de notre division des dispositifs médicaux. Nous nous engageons à garantir les plus hauts standards de qualité, conformité et excellence réglementaire afin d’apporter des solutions de santé révolutionnaires aux patients à l’échelle mondiale. Notre site international au Locle prospère grâce à la collaboration, à l’innovation interfonctionnelle et à un engagement commun envers l’excellence opérationnelle.

Dans ce rôle polyvalent, vous fournirez un soutien administratif complet et un support de secrétariat senior au représentant de la direction du fabricant légal ainsi qu’à l’équipe de direction senior. Vous assurerez également un support administratif fluide pour toutes les autres fonctions situées au Locle.

Responsabilités principales :

• Maintenir une gestion efficace et efficiente de l’agenda du représentant de la direction.
• Gérer les dépenses du représentant de la direction et de ses adjoints.
• Aider les employés et les contractuels à configurer leurs comptes sur Concur afin qu’ils puissent réserver eux-mêmes leurs déplacements et hébergements.
• Réserver les voyages pour les directeurs et managers lorsque nécessaire, en assurant un haut niveau de service client tout en respectant le budget et la politique approuvée de voyage et de divertissement.
• Planifier les réunions de direction, réserver les salles de réunion ou les conférences téléphoniques, et veiller à ce que des rafraîchissements appropriés soient disponibles et réapprovisionnés.
• Assurer la diffusion en temps utile des ordres du jour, ainsi que la prise et la diffusion des procès-verbaux lorsque nécessaire. Diriger ou assister à l’organisation des événements de l’entreprise.
• Organiser les itinéraires des visiteurs au nom du représentant du site et des autres membres de l’équipe de direction, y compris les activités en dehors des heures de bureau si nécessaire.
• Rechercher des opportunités d’amélioration des processus, du flux de travail et de la qualité du travail, et éliminer les gaspillages lorsque possible en utilisant des méthodologies lean transitoires.
• Soutenir activement la mise en œuvre des impératifs stratégiques et objectifs de Medos International Sarl.
• Soutenir activement un environnement d’amélioration continue innovante, axé sur la qualité, la réduction des coûts, le développement des processus et l’approvisionnement.
• Adopter et incarner les normes comportementales.
• Respecter les exigences corporatives, de franchise, statutaires, législatives et réglementaires pour les BPF, HSE et la qualité. Veiller à ce que les responsabilités sous le système qualité définies dans le manuel qualité soient comprises et maintenues.
• Assurer que toutes les exigences HSE sont remplies conformément aux responsabilités définies dans la déclaration de sécurité de l’entreprise et la politique environnementale.
• Maintenir le plus haut niveau de confidentialité, discrétion et flexibilité.
• Se présenter et représenter le bureau du représentant de la direction de manière professionnelle et commerciale.
• Communiquer les questions ou opportunités liées aux affaires au niveau de gestion supérieur.
• Effectuer d’autres tâches et fonctions administratives générales pouvant survenir pour soutenir le site selon les besoins.

Profil recherché :

• Expérience avérée en marketing & ventes, gestion de bureau, administration commerciale ou dans un rôle similaire de support aux affaires.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches dans un environnement dynamique.
• Expérience avec les systèmes ERP (par exemple, SAP) pour la gestion des commandes d’achat est un plus.
• Maîtrise de l’anglais et de l’allemand (écrit et parlé).
• Esprit proactif avec un haut niveau de fiabilité et d’attention aux détails.

Veuillez noter que ce poste requiert une présence à 100 % à temps plein sur site au Locle ; le télétravail n’est pas disponible pour ce poste.

Ce poste est disponible immédiatement, basé au Locle, Suisse, et sera initialement limité à 12 mois. Si vous souhaitez travailler pour une entreprise leader mondiale dans le secteur de la santé dans un rôle stimulant, envoyez-nous votre candidature dès aujourd’hui.