Administrative Assistenz des rechtlichen Herstellers

Für die Welt sorgen, eine Person nach der anderen... inspiriert und vereint die Menschen bei Johnson & Johnson. Wir setzen auf Forschung und Wissenschaft – bringen innovative Ideen, Produkte und Dienstleistungen, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen zu fördern. Die Mitarbeitenden der Johnson & Johnson Unternehmensfamilie arbeiten mit Partnern im Gesundheitswesen zusammen, um täglich weltweit das Leben von über einer Milliarde Menschen zu berühren.

Medos International Sarl mit Sitz in Le Locle ist ein wesentlicher Bestandteil der Johnson & Johnson Familie und agiert als wichtiger rechtlicher Hersteller innerhalb unserer Sparte für medizinische Geräte. Wir setzen uns dafür ein, höchste Standards in Qualität, Compliance und regulatorischer Exzellenz zu gewährleisten, um weltweit lebensverändernde Gesundheitslösungen für Patienten bereitzustellen. Unser internationaler Standort in Le Locle lebt von Zusammenarbeit, bereichsübergreifender Innovation und einem gemeinsamen Engagement für operative Exzellenz.

In dieser vielseitigen Rolle bieten Sie umfassende administrative und leitende Sekretariatsunterstützung für den Vertreter des rechtlichen Herstellers und das Senior Management Team. Zudem stellen Sie eine reibungslose administrative Unterstützung für alle anderen Funktionen am Standort Le Locle sicher.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Effektive und effiziente Terminverwaltung für den Managementvertreter.
• Verwaltung der Spesen für den Managementvertreter und dessen Stellvertreter.
• Unterstützung von Mitarbeitenden und Auftragnehmern bei der Einrichtung ihrer Konten auf Concur, damit sie selbst Reise- und Unterkunftsbuchungen vornehmen können.
• Buchung von Reisen für Direktoren und Manager bei Bedarf, wobei ein hoher Kundenservice gewährleistet wird, das Budget eingehalten und die genehmigte Reise- und Unterhaltungsrichtlinie beachtet wird.
• Planung von Management-Meetings, Buchung von Besprechungsräumen oder Telefonkonferenzen sowie Sicherstellung der Verfügbarkeit und Auffüllung geeigneter Erfrischungen.
• Rechtzeitige Ausgabe von Tagesordnungen sowie Protokollführung und -verteilung bei Bedarf. Leitung oder Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen.
• Organisation von Besucherprogrammen im Auftrag des Standortvertreters und anderer Mitglieder des Managementteams, einschließlich Aktivitäten ausserhalb der Geschäftszeiten, wenn erforderlich.
• Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen, Arbeitsabläufen und Arbeitsqualität sowie Beseitigung von Verschwendung, wo möglich, unter Anwendung von Lean-Methoden im Übergang.
• Aktive Unterstützung der Umsetzung der strategischen Imperative und Ziele von Medos International Sarl.
• Aktive Förderung eines Umfelds innovativer kontinuierlicher Verbesserung mit Fokus auf Qualität, Kostenreduktion, Prozessentwicklung und Versorgung.
• Verinnerlichung und Leben der Verhaltensstandards.
• Einhaltung der Unternehmens-, Franchise-, gesetzlichen, legislativen und regulatorischen Anforderungen für GMP, HSE und Qualität. Sicherstellung, dass die Verantwortlichkeiten im Qualitätssystem, wie im Qualitätsmanual definiert, verstanden und eingehalten werden.
• Sicherstellung der Erfüllung aller HSE-Anforderungen entsprechend den im Unternehmenssicherheits- und Umweltpolitik definierten Verantwortlichkeiten.
• Wahrung höchster Vertraulichkeit, Diskretion und Flexibilität.
• Professionelle Präsentation Ihrer Person und des Büros des Managementvertreters.
• Kommunikation von geschäftsbezogenen Themen oder Chancen an die nächsthöhere Managementebene.
• Ausführung weiterer allgemeiner administrativer Aufgaben und Pflichten, die zur Unterstützung des Standorts anfallen können.

Wen wir suchen:

• Nachgewiesene Erfahrung in Marketing & Vertrieb, Büromanagement, kaufmännischer Verwaltung oder einer ähnlichen unterstützenden Geschäftsrolle.
• Starke Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren.
• Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. SAP) für die Verwaltung von Bestellungen ist von Vorteil.
• Fließend in Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich).
• Proaktive Denkweise mit hoher Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit.

Bitte beachten Sie, dass diese Position eine 100%ige Präsenz vor Ort in Le Locle erfordert; Remote-Arbeit ist für diese Stelle nicht möglich.

Diese Position ist sofort verfügbar, hat ihren Sitz in Le Locle, Schweiz, und ist zunächst auf 12 Monate befristet. Wenn Sie Interesse an einer Tätigkeit bei einem weltweit führenden Gesundheitsunternehmen in einer herausfordernden Rolle haben, senden Sie uns noch heute Ihre Bewerbung.