Verwaltungsassistent

Unter der Leitung des Senior Executive Assistant bietet der Verwaltungsassistent umfassende administrative Unterstützung, um einen reibungslosen Tagesablauf für ein Team oder eine Abteilung sicherzustellen. Diese Rolle umfasst die Verwaltung von Kalendern, die Koordination von Reisen, die Organisation von Meetings sowie die Vorbereitung von Dokumenten und Berichten. Der Assistent fungiert als wichtiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder, bearbeitet Korrespondenz, pflegt Ablagesysteme und unterstützt bei Onboarding-Aktivitäten. Starke organisatorische Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und Kenntnisse in MS Office sind für den Erfolg in dieser Position unerlässlich.

Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben:

Administrative Unterstützung

Verwaltung von Kalendern, Terminplanung über mehrere Zeitzonen hinweg, Vorbereitung von Tagesordnungen, Reservierung von Besprechungsräumen und Organisation von Catering bei Bedarf. Koordination mit anderen Verwaltungsmitarbeitern und Teilnehmern zur Bestätigung der Verfügbarkeit.

Event- & Projektkoordination

Planung und Verwaltung von Sonderprojekten und Veranstaltungen, einschließlich globaler Meetings und projektbezogener Sitzungen.

• Organisation von Einrichtungen, Catering, Einladungen und Reisen für interne und externe Teilnehmer.

• Überwachung und Kontrolle der Veranstaltungsbudgets.

• Vorbereitung von visuellen Präsentationen und Meetingmaterialien nach Bedarf.

Meeting-Unterstützung:
Organisation und Unterstützung von Führungstreffen, einschließlich Vorbereitung von Materialien, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.

Projektunterstützung:
Erfassung und Organisation von Projektdaten, Nachverfolgung offener Punkte und Vermittlung zwischen Teams.

Besucherkoordination:
Begrüßung von Besuchern, Verwaltung des Zugangs und Sicherstellung angemessener Vorkehrungen.

Sonstige Aufgaben

• Ausführung weiterer zugewiesener Aufgaben.

Qualifikationen und Erfahrung:

Abschluss der Sekundarstufe oder gleichwertige berufliche oder technische Ausbildung.

Ein Bachelor- oder Fachhochschulabschluss ist von Vorteil.

1-2+ Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung, vorzugsweise in der Pharmaindustrie

Was wir bieten

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Über CSL Behring

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