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In dieser vertrauensvollen und vielseitigen Funktion tragen Sie massgeblich zum reibungslosen Ablauf des Verlegersekretariats bei. Gemeinsam mit einem kleinen, eingespielten Team unterstützen Sie den Verleger in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen.
In dieser vertrauensvollen und vielseitigen Funktion tragen Sie massgeblich zum reibungslosen Ablauf des Verlegersekretariats bei. Gemeinsam mit einem kleinen, eingespielten Team unterstützen Sie den Verleger in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Durch vorausschauendes Handeln, sorgfältige Planung und ein hohes Mass an Diskretion stellen Sie sicher, dass sowohl geschäftliche als auch private Anliegen effizient und professionell erledigt werden.
Stellenbeschreibung
Organisation und Administration:
Führung, Koordination und Überwachung der Agenda des Verlegers
Planung und Buchung von Geschäfts- und Privatreisen (inkl. Flüge, Hotels, Termine vor Ort)
Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost (physisch und digital)
Verwaltung der elektronischen und physischen Ablage
Organisation und Durchführung von Versandaktionen im Namen des Verlegers
Kommunikation und Korrespondenz:
Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
Erstellung von Korrespondenz (Brief/E-Mail), geschäftlich wie privat
Überwachung, Priorisierung und Beantwortung von E-Mails
Terminvereinbarungen und -abstimmungen im geschäftlichen und privaten Kontext
Unterstützung im Tagesgeschäft:
Pflege und Aktualisierung der Kontaktdatenbank
Erstellung von Spesenabrechnungen
Organisation von Buch- und Filmbestellungen
Verwaltung von Papeterie- und Buchbeständen im Verlegerbüro
Einsortieren neuer Verlagsbücher in hausinterne Regale
Betreuung von Gästen im Hause
Profil
Abgeschlossenes Studium im Bereich Linguistik oder einem ähnlichen Studiengang
Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im kulturellen oder redaktionellen Umfeld
Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse, jede weitere Sprache von Vorteil
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Affinität zu digitalen Tools
Hohe Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Freude am Umgang mit Menschen und ein ausgeprägter Teamgeist
Das Angebot
Wenn Sie sich in dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgabe wiedererkennen und Freude daran haben, einen Verleger im täglichen Geschäft wie auch im privaten Umfeld zu unterstützen, dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen!
