Mitarbeiter:in Office & Finanzen (80 %)

Über den Job

Wir sind eine Anwaltskanzlei in Zürich und vertreten, beraten und schulen vorwiegend Gemeinden, Schulen, Spitäler und öffentlich-rechtliche Organisationen in Fragen des Verwaltungs-, Gemeinde-, Personal-, Sozialhilfe- sowie Kindes- und Erwachsenenschutzrechts. Ein weiterer Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt im Führen von Untersuchungen (Administrativuntersuchungen, interne Untersuchungen) und dem Begleiten von Untersuchungskommissionen. Bei unserer Arbeit legen wir grossen Wert auf interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Fachpersonen aus anderen Bereichen (Psychologie, Kommunikation, Pädagogik und Soziale Arbeit). Mit unseren Partnerunternehmen kompassus arbeiten wir eng zusammen.

Damit wir unsere Mandate auf hohem Niveau bearbeiten können, braucht es im Hintergrund ein starkes Office-Team. In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle und sorgen gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen dafür, dass unsere Kanzlei organisatorisch, administrativ und finanziell reibungslos funktioniert. Dabei arbeiten Sie eng mit, unseren Anwält:innen sowie den Unternehmen der kompassus-Gruppe zusammen und gestalten Prozesse aktiv mit. 

Zur Verstärkung unseres Office-Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als

Mitarbeiter:in Office & Finanzen (80 %)

Für die Sicherstellung der Abdeckung im Office sind Mittwoch und Freitag als feste Arbeitstage vorgesehen. Die beiden weiteren Arbeitstage werden nach Absprache festgelegt.

Ihre Aufgaben

Office & Administration

• Allgemeine Sekretariats- und Administrationsarbeiten inkl. Empfang, Telefon, Post und Terminmanagement
• Unterstützung der Geschäftsleitung und Anwält:innen inkl. Korrespondenz und Aufbereitung von Unterlagen
• Daten- und Fristenpflege in Fachsystemen
• Organisation des Bürobetriebs, der Infrastruktur sowie interner und externer Anlässe
• Website-Pflege, First-Level-IT-Support sowie Mitarbeit bei internen Projekten und Systemeinführungen
• Koordination unterschiedlicher organisatorischer und administrativer Abläufe in einer dynamischen Kanzleiumgebung 
• Mitgestaltung und Weiterentwicklung interner Prozesse und Arbeitsabläufe 

Finanzen

• Debitoren-, Kreditoren- und Mahnwesen sowie interne Leistungsverrechnungen
• Aufbereitung von Spesen-, Lohn- und Zeiterfassungsdaten
• Mitarbeit bei Abschlüssen, Revisionen und Auswertungen sowie Zusammenarbeit mit dem Treuhandbüro
• Administration der Firmenfahrzeuge

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung in einer administrativen Funktion, idealerweise im Kanzleiumfeld
• Gute Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen sowie sehr gute MS-365- und digitale Anwenderkenntnisse
• Stilsicheres Deutsch und eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Diskretion und Teamorientierung

Unser Angebot

• Eine aussergewöhnlich vielseitige Funktion mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum 
• Enge Zusammenarbeit mit Anwält:innen und den Unternehmen der kompassus-Gruppe 
• Abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration, Finanzen, Organisation, IT und Projekten 
• Kollegiales, professionelles Arbeitsumfeld
• Moderne Arbeitsmittel und klare Prozesse
• Zentrale Lage in Zürich (Seefeld)
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen. Für Auskünfte steht Ihnen Carolin Schild, Leitung Office, gerne zur Verfügung.