Leitung Administration 80-100%

Über den Job

Leitung Administration 80-100%

Leitung Administration 80-100%

Deine Aufgaben

• Fachliche, personelle und organisatorische Führung des Bereichs Administration sowie Führung und Weiterentwicklung des Administrationsteams
• Sicherstellung eines professionellen und kundenorientierten Empfangs- und Administrationsdienstes für Bewohner, Angehörige, Interessenten und externe Partner 
• Verantwortung für die Vermietung von Wohnungen, Parkplätzen und Pflegezimmern inklusive Betreuung und Beratung von Interessenten, Durchführung von Besichtigungen sowie Pflege des CRM-Systems
• Du unterstützt das Team in administrativen Aufgaben, wie Bewohner Ein- und Austritte sowie bei Mutationen, Koordination von Terminen, Büromaterialverwaltung, monatliche Erfassung der Verrechnung verschiedener Leistungen
• Organisation und Sicherstellung der administrativen Abläufe in den Bereichen Rezeption, Telefonzentrale, Sekretariat, Bewohneradministration, Fakturierung und AbrechnungMitverantwortung für das Ablage- und Dokumentationssystem
• Unterstützung der Geschäftsführung und Bereichsleitungen bei administrativen Aufgaben, Projekten, Budgetprozessen, Monatsabschlüssen sowie organisatorischen Themen
• Sicherstellung der korrekten Bewohneradministration und Rechnungsprozesse sowie Weiterentwicklung interner Abläufe und Qualitätsstandards
• Koordination verschiedener betrieblicher Schnittstellen wie IT-Support, Internetauftritt, externe Kontakte sowie Belegung von Ferienwohnungen
• Erstellung von Protokollen, Stellungnahmen und administrativen Unterlagen für interne und externe Anspruchsgruppen
• Führung und Entwicklung des Administrationsteams inklusive Personaleinsatzplanung, Teamsitzungen, Mitarbeitergesprächen und Förderung der Weiterbildung 

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung sowie mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung in der Pflegefinanzierung sowie im Gesundheitswesen
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Palette und ausgeprägte IT-Affinität
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie Freude am Verfassen von Texten und Korrespondenzen
• Kenntnisse im Umgang mit Webseiten/CMS-Systemen von Vorteil
• Hoher Qualitätsanspruch an die eigene Arbeitsleistung sowie eine strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Rasche Auffassungsgabe und organisatorisches Geschick
• Ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung sowie Freude am Kontakt mit Menschen
• Gute Vernetzung in der Region und sicheres Auftreten als Repräsentant/in der Institution
• Flexibilität, Belastbarkeit und Eigenverantwortung im Arbeitsalltag
• Respektvoller und wertschätzender Umgang mit älteren Menschen

Wir bieten dir

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung sowie mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung in der Pflegefinanzierung sowie im Gesundheitswesen
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Palette und ausgeprägte IT-Affinität
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie Freude am Verfassen von Texten und Korrespondenzen
• Kenntnisse im Umgang mit Webseiten/CMS-Systemen von Vorteil
• Hoher Qualitätsanspruch an die eigene Arbeitsleistung sowie eine strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Rasche Auffassungsgabe und organisatorisches Geschick
• Ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung sowie Freude am Kontakt mit Menschen
• Gute Vernetzung in der Region und sicheres Auftreten als Repräsentant/in der Institution
• Flexibilität, Belastbarkeit und Eigenverantwortung im Arbeitsalltag
• Respektvoller und wertschätzender Umgang mit älteren Menschen