Office Management 30 %

Über den Job

Du übernimmst gerne Verantwortung für deinen Arbeitsbereich und wirkst selbst aktiv mit. Du bist die Person, die merkt, dass der Kaffee ausgeht, bevor es sonst jemand bemerkt und ihn bereits nachbestellt hat. Du organisierst, packst gerne selbst an und richtest das Büro so ein, dass sich alle wohl fühlen. Hört sich das nach dir an? Dann sollten wir uns kennenlernen.

Als Office Manager:in wirst du:

• unser Büro in Zürich im Alltag am Laufen halten – Verbrauchsmaterial, Getränke, Ausstattung und Pflanzen – und dafür sorgen, dass die Räume aufgeräumt, gut ausgestattet und einladend sind
• das Office-Budget eigenverantwortlich verwalten: alltägliche Anschaffungen entscheidest du selbst, ohne Rücksprache
• Verbesserungen selbst oder auf Input vom Team umsetzen, wie zum Beispiel eine Klimaanlage organisieren, wenn es im Büro zu warm wird
• Kabel, Monitore und andere Hardware ersetzen, sobald sie verschlissen sind, und Arbeitsplätze so einrichten, dass neue Teammitglieder am ersten Tag gleich loslegen können
• die zentrale Ansprechperson für unseren Vermieter, den Reinigungsdienst und externe Dienstleister sein, auf Deutsch und Englisch – inklusive allem, was unseren Untermieter und das Gebäude betrifft (der Untermieter führt seinen eigenen Bereich; du kümmerst dich um alles, was den Vermieter angeht)
• Reparaturen und Wartungsarbeiten koordinieren und ein Auge auf die Sicherheit und den Gesundheitsschutz haben
• an unseren Haupt-Bürotagen (dienstags und donnerstags) vor Ort sein

Was du mitbringst

Du hast mindestens 2 bis 4 Jahre Erfahrung im Office Management, Facility Management oder einer vergleichbaren, praxisnahen Tätigkeit. Du behältst viele kleine Aufgaben gleichzeitig im Griff, ohne dass etwas liegen bleibt. Du sprichst fliessend Deutsch und Englisch, denn du hast regelmässig mit Lieferanten und der Gebäudeverwaltung zu tun, wofür Deutsch unerlässlich ist. 

Du bist selbstständig und entscheidungsfreudig: Du verantwortest dein Budget, triffst alltägliche Entscheidungen selbst und verbesserst das Büro autonom. Du bist praktisch veranlagt und packst gerne an, ob Monitor oder Kabel wechseln oder ein zu warmer Raum im Sommer, das ist für dich kein Problem. Und Erfahrung in einem Startup-Umfeld ist von Vorteil.

Was wir bieten

Wir sind ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitenden (Tendenz steigend), das Autonomie und wertschätzende Zusammenarbeit pflegt. Als Teil des Livingdocs-Teams erwartet dich:

• ein Umfeld, in dem Lernen und Weiterentwicklung gefördert werden und wir uns gegenseitig unterstützen, uns jeden Tag zu verbessern
• eine Kultur, in der deine Ideen zählen und deine Arbeit sichtbare Wirkung zeigt
• ein guter Lohn, ein grosszügiges jährliches Hardware-Budget und Team-Ausflüge zum Auftanken und für den Zusammenhalt
• eine Arbeitskultur, die das Gemeinschaftliche schätzt, mit einer wöchentlichen Team-Pause und gemeinsamen Mittagessen

Dein Impact

Als Office Manager:in spielst du eine zentrale Rolle dabei, das Büro auf den hohen Standard zu bringen, den wir auch bei unserem Kernprodukt haben. Deine Arbeit beeinflusst direkt, wie wohl sich alle Mitarbeitenden im Büro fühlen und wie gut sie sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Fühlst du dich angesprochen? Dann wollen wir deine Geschichte hören. Bitte schick uns deinen Lebenslauf und ein kurzes Motivationsschreiben, in dem du erzählst, warum dich diese Rolle anspricht.

Wir ermutigen besonders Bewerbungen von

• Menschen aus Gruppen, die in der Tech-Branche unterrepräsentiert sind
• Personen mit untypischem Bildungshintergrund

Wir freuen uns, von dir zu hören!