Empfangs- und Verwaltungsunterstützung 70%

Über den Job

Können Sie jedes „Guten Tag“ in einen gelungenen ersten Eindruck verwandeln? Und den Überblick behalten, wenn gleichzeitig ein Anruf, eine Reservierung und ein Besuch anstehen? Dann werden Sie das erste Gesicht des ECA für diejenigen, die uns kontaktieren oder unsere Türen betreten.

Zur Verstärkung unserer Abteilung für Querschnittsdienste suchen wir unsere zukünftige:

Empfangs- und Verwaltungsunterstützung 70%

Was erwartet Sie, wenn Sie zu uns kommen?

Sie werden Teil des Empfangsteams, der Verbindung zwischen dem ECA, seinem Publikum, seinen Partnern und seinem Personal. Ihr Empfang trägt direkt zum Image einer Einrichtung bei, die dem Dienst der Bevölkerung des Kantons Waadt dient. Diese Stelle ist nach einem festen Zeitplan organisiert: montags, dienstags und donnerstags ganztägig sowie freitags vormittags. Ihre Mittwoche und Freitagnachmittage bleiben frei, für eine gute Balance zwischen Berufs- und Privatleben.

Sowohl am Empfang als auch am Telefon gewährleisten Sie einen Empfang, der unseren Qualitätsstandards entspricht. Sie kündigen Besuche bei den zuständigen Teams an und leiten das Publikum der Ausstellungen oder Schulungen an die richtigen Ansprechpartner weiter.

Sie verwalten die Reservierungen der Schulungsräume und der Besucherparkplätze und unterstützen gelegentlich die Kommunikationsleitung bei Terminvereinbarungen, Bestellungen oder Anzeigenschaltungen. Im Vertretungsfall übernehmen Sie die Einladungen zu Veranstaltungen und Patenschaften, von der Vorbereitung der Dateien bis zum Empfang vor Ort.

Im Alltag bearbeiten Sie die allgemeine E-Mail-Box des ECA und erstellen Statistiken zu Anrufen und Besuchern. Sie führen Mailings und Kuvertierungen durch. Schließlich geben Sie Ihr Know-how an Lernende weiter.

Ihr Profil:

Sie verfügen über ein EFZ als Kaufmann/-frau, ein Diplom einer Hotelsekretariats- oder Empfangsschule oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung. Sie bringen mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position mit.

Sie können mehrere Anfragen gleichzeitig ruhig und aufmerksam bearbeiten. Sie formulieren eine Anfrage um, um beim ersten Mal an die richtige Abteilung zu verweisen. Ihr gepflegtes Auftreten und Ihre Höflichkeit spiegeln die Werte des ECA wider. Sie beherrschen Word, Outlook und Teams, erstellen Excel-Tabellen mit einfachen Formeln und erlernen schnell den Umgang mit Tools wie Genesys oder Scansoftware.

Ihre perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift ist unerlässlich. Kenntnisse in Deutsch und Englisch sind von Vorteil.

Diese Gelegenheit spricht Sie an?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 10. November. Ein Motivationsschreiben ist nicht erforderlich, wir bitten Sie lediglich, uns 3 bis 4 Zeilen zu schreiben, in denen Sie darlegen, wie Ihr Profil zur Stelle passt, sowie Ihren Lebenslauf, Ihre Gehaltsvorstellungen und alle Arbeitszeugnisse und Diplome beizufügen.

Und wie geht es weiter:

Wir bearbeiten und beantworten alle Bewerbungen. Für die Personen, die wir kennenlernen möchten, werden wir Sie telefonisch kontaktieren, um Sie zu einem ersten Gespräch einzuladen. Der Prozess wird mit einem Fragebogen zu Verhaltenspräferenzen am Arbeitsplatz fortgesetzt, gefolgt von einem zweiten Gespräch zur Besprechung. Sie treffen Ihre zukünftige Führungskraft sowie eine Person aus der Personalabteilung.

Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, Alain Decker, zuständig für die Rekrutierung, unter 058 721 21 21 zu kontaktieren.