Büroleiter

Über den Job

Wir suchen einen proaktiven und organisierten Büroleiter, der den reibungslosen Ablauf unserer täglichen administrativen, operativen und kundenorientierten Tätigkeiten überwacht.

Sie sind der zentrale Ansprechpartner für Kunden, Lieferanten und die interne Koordination und sorgen für nahtlose Mietprozesse von der Anfrage bis zur Rückgabe.

Hauptverantwortlichkeiten

Verwaltung des Büros und der täglichen Abläufe, einschließlich Korrespondenz, Terminplanung und allgemeiner Verwaltung.

Bearbeitung von Kundenanfragen, Buchungen und Reservierungen für Audioguide-Geräte (Telefon, E-Mail und persönlich).

Koordination der Gerätevorbereitung, Bestandsverwaltung, Logistik, Versand/Rückgabe und Qualitätskontrollen.

Führung genauer Aufzeichnungen über Vermietungen, Verträge, Rechnungsstellung und Zahlungen (in Abstimmung mit der Buchhaltung).

Unterstützung bei der persönlichen Einarbeitung, Bereitstellung von Produktinformationen und Sicherstellung hoher Servicestandards.

Kommunikation mit Lieferanten, Technikern und externen Partnern.

Organisation von Büromaterial, Pflege von Ablagesystemen (digital und physisch) und Überwachung von gebäudebezogenen Angelegenheiten.

Erstellung von Berichten, Verfolgung wichtiger betrieblicher Kennzahlen und Unterstützung bei Prozessverbesserungen.

Gelegentliche Unterstützung bei Veranstaltungen, Demonstrationen oder Vor-Ort-Aufbauten nach Bedarf.

Sicherstellung der Einhaltung schweizerischer Vorschriften und Unternehmensrichtlinien.