Verwaltungsmitarbeiter 60% (m/w)

Über den Job

Ein im Jahr 1902 gegründetes Freiburger Familienunternehmen, Stephan SA ist ein anerkannter Akteur im Metallbau, bei Fassaden und komplexen technischen Ausführungen. Mit über 150 Mitarbeitenden auf einem 120.000 m² grossen Gelände setzen wir unsere Expertise seit über einem Jahrhundert für ambitionierte Projekte ein.

Kompetenzen entwickeln sich, Verantwortungen verändern sich und Talente finden ihren Platz.

Zur Verstärkung unseres Sekretariats suchen wir eine(n)

Verwaltungsmitarbeiter 60% (m/w)

Ihre Aufgabe:

Als wesentliche Schlüsselperson im Sekretariat beteiligen Sie sich an der Verwaltung der administrativen Tätigkeiten des Unternehmens, sorgen für den Informationsfluss, den Empfang interner und externer Gesprächspartner sowie die administrative Betreuung der praktischen Ausbildung der kaufmännischen Lernenden. Ihre Hauptverantwortlichkeiten sind:

• Empfang von Besuchern, Kunden und Partnern sowie Verwaltung der Telefonanrufe.
• Bearbeitung der Post, der allgemeinen Firmen-E-Mail und Sicherstellung des Informationsflusses.
• Vorbereitung, Gestaltung und Nachverfolgung verschiedener administrativer Dokumente.
• Verwaltung, Ablage und Archivierung der administrativen Dokumentation.
• Mitwirkung bei der administrativen und logistischen Verwaltung des Sekretariats.
• Teilnahme an der Betreuung der praktischen Ausbildung der kaufmännischen Lernenden.
• Sicherstellung der Kontinuität bestimmter Sekretariatsaufgaben bei Abwesenheit der Direktionsassistentin.
• Mitarbeit bei der Organisation und Koordination interner Firmenveranstaltungen.
• Unterstützung der Unternehmensabteilungen bei administrativen Aufgaben.

Ihr Profil:

Über Ihren Werdegang hinaus suchen wir eine vielseitige und lösungsorientierte Person, die effektiv zum reibungslosen Ablauf des Sekretariats beiträgt und sich auf vielfältige Tätigkeiten einstellen kann.

• Kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung.
• 3 Jahre Erfahrung in einer administrativen, sekretariats- oder empfangsbezogenen Funktion im Bauwesen, ergänzt durch Erfahrung in digitaler Kommunikation und Social-Media-Management (LinkedIn, Instagram etc.).
• Ausgezeichnete Französischkenntnisse und sehr gute Deutschkenntnisse. Jede weitere Sprache ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Tools und Bürosoftware.
• Organisierte, sorgfältige, diskrete Persönlichkeit, die mehrere Prioritäten managen kann.
• Flexibilität bei den Anwesenheitstagen zur Sicherstellung der Dienstkontinuität, insbesondere bei Abwesenheit anderer Teammitglieder.
• Ausgeprägter Dienstleistungssinn, soziale Kompetenz und Interesse an der administrativen Begleitung der Ausbildung der kaufmännischen Lernenden.

Was wir bieten:

• Die Stabilität und Solidität eines hundertjährigen Familienunternehmens, das für sein Know-how anerkannt ist.
• Eine attraktive Pensionskasse, die über den gesetzlichen Mindestleistungen liegt.
• Eine Beteiligung an den Verpflegungskosten.
• Kostenlose Parkplätze sowie diverse Mitarbeitervorteile.
• Ein Unternehmen, das Geselligkeit und Austausch durch regelmässige interne Veranstaltungen fördert.
• Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven innerhalb des Unternehmens.