Administrative Sekretärin – Personalwesen und Buchhaltung (m/w) 50-60% Metallbau

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

PRO-AV Montages Sàrl ist ein schweizerisches Unternehmen, das sich auf Metallbau, Fassaden, Metallfenster und maßgeschneiderte Metallkonstruktionen spezialisiert hat. Das Unternehmen ist in Projekten unterschiedlicher Größenordnungen in der ganzen Schweiz tätig und begleitet seine Kunden bei der Umsetzung ihrer Projekte in enger Zusammenarbeit mit Generalunternehmen, Architekten, Ingenieuren und verschiedenen Partnern der Branche. Mit einem qualifizierten Team und anerkanntem Know-how baut PRO-AV Montages seine Aktivitäten im Bereich Metallbau weiter aus. Wenn Sie unserem Unternehmen beitreten, werden Sie Teil einer dynamischen und wachsenden Struktur, in der Qualität, Präzision und Engagement im Mittelpunkt jeder Umsetzung stehen.

Stellenbeschreibung

Als administrative Sekretärin bei PRO-AV Montages übernehmen Sie die Sekretariatsaufgaben des Unternehmens, die administrative Personalbetreuung sowie die laufenden Fakturierungs- und Zahlungsprozesse. In direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den Projektleitern beteiligen Sie sich an der Personalsuche, organisieren die Einstellungsformalitäten und bereiten die notwendigen Dokumente und Zutrittsausweise für die Baustellen vor. Sie erstellen Kundenrechnungen und sorgen für die Bearbeitung und Bezahlung der Lieferantenrechnungen mit der Software Crésus. Vielseitig und organisiert tragen Sie zum reibungslosen Tagesablauf des Unternehmens bei. Diese Stelle ist vor Ort in Échallens angesiedelt.

Ihre Hauptaufgaben:

• Telefonische Betreuung, Bearbeitung von E-Mails und Verwaltung der Korrespondenz.
• Verfassen, Formatieren und Weiterleiten von administrativen und geschäftlichen Dokumenten.
• Vorbereitung und Gestaltung von Angeboten, Kostenvoranschlägen und Ausschreibungen in Zusammenarbeit mit den Projektleitern.
• Anlegen, Aktualisieren und Ablage von Kunden-, Lieferanten- und Baustellendossiers.
• Mitarbeit bei der Personalsuche: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Kandidatensuche und Kontakt mit Personalvermittlungen.
• Erste Auswahl der Bewerbungen und Organisation von Vorstellungsgesprächen mit den Verantwortlichen.
• Vorbereitung der Arbeitsverträge und Durchführung der administrativen Formalitäten bei Einstellung und Austritt der Mitarbeitenden.
• Erfassung neuer Mitarbeitender in internen Tools und auf Baustellenplattformen sowie Pflege der Dossiers.
• Sammeln und Weiterleiten der erforderlichen Dokumente für Personalregistrierungen und Baustellenzugänge.
• Bestellung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Berufsausweisen und Baustellenzugangsausweisen.
• Erfassung und Kontrolle von Arbeitszeitnachweisen, Abwesenheiten und Spesen, sowie Vorbereitung der Lohnabrechnungsunterlagen.
• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen, Anzahlungen und Arbeitsabrechnungen in Crésus auf Basis der von den Projektleitern freigegebenen Unterlagen.
• Überwachung der Zahlungseingänge, Durchführung von Mahnungen und Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen.
• Eingabe und Kontrolle der Lieferantenrechnungen in Crésus, Einholung der Freigaben und Durchführung der Zahlungen gemäß Fälligkeiten und internen Verfahren.
• Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen und Nachverfolgung der Dokumente mit der Treuhand.
• Sammeln und Ablage von Lieferscheinen, Baustellenberichten und Regieberichten.
• Organisation von Terminen, Überwachung administrativer Fristen und Verwaltung der Büromaterialien.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder eine gleichwertige Qualifikation und haben Erfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion, idealerweise in einem Metallbau- oder Bauunternehmen. Sie haben Erfahrung in der administrativen Personalbetreuung, der Unterstützung bei der Rekrutierung sowie der Verwaltung von Ein- und Austritten der Mitarbeitenden.

Die Beherrschung der Software Crésus ist unerlässlich, insbesondere für die Erstellung von Kundenrechnungen, die Erfassung von Lieferantenrechnungen und die Vorbereitung von Zahlungen. Sie verfügen über gute Kenntnisse in der laufenden Buchhaltung und sind sicher im Umgang mit Zahlungseingängen, Mahnwesen und der Zusammenarbeit mit einer Treuhand.

Sie beherrschen die französische Sprache in Wort und Schrift sowie die gängigen IT-Tools, insbesondere Word, Excel und Outlook. Organisiert, selbstständig und sorgfältig können Sie mehrere Dossiers gleichzeitig verwalten und Fristen einhalten. Sie gehen diskret mit Personaldaten und finanziellen Informationen um. Ihre Kontaktfreudigkeit und Teamfähigkeit ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Kunden und Partnern.

Was wir bieten

Wir bieten Ihnen eine stabile und abwechslungsreiche Stelle in einem expandierenden Unternehmen mit der Möglichkeit, aktiv an dessen Organisation und Entwicklung mitzuwirken. Sie arbeiten in einem dynamischen professionellen Umfeld in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den Projektteams und profitieren dabei von Autonomie in Ihren Aufgaben sowie einer der Erfahrung und Kompetenz angepassten Vergütung.

Bewerbung

Möchten Sie Ihre administrativen Fähigkeiten, Ihre Vielseitigkeit und Ihr Organisationstalent in einem ambitionierten Unternehmen einbringen?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen