Administrative(r) Assistent(in) (m/w)

Über den Job

Administrative(r) Assistent(in) (m/w)

Über X.NOV

Mit Sitz in Porrentruy, im Herzen der Ajoie, vereint unsere Schweizer Tochtergesellschaft Marketing-, Industrialisierungs- und Produktionsaktivitäten im Bereich orthopädischer Medizinprodukte.

Sie sind eine erfahrene administrative Assistenz und suchen eine abwechslungsreiche Stelle mit Eigenverantwortung und Verantwortung in einem kleinen Team?

Schliessen Sie sich X.NOV an, einer unabhängigen französischen Gruppe, die seit über 20 Jahren tätig ist und deren Produkte heute in 35 Ländern vertrieben werden.

Im Rahmen der vorübergehenden Vertretung einer abwesenden Mitarbeiterin und aufgrund einer Zunahme unserer Aktivitäten suchen wir eine(n) administrative(n) Assistent(in) zur Verstärkung unseres Teams.

Ihre Aufgaben

• Verfassen, formatieren, ablegen und archivieren von administrativen Dokumenten
• Vorbereitung und Nachverfolgung administrativer Akten
• Verfolgung von Bestellungen, Rechnungen und Aktualisierung von Nachverfolgungstabellen
• Organisation interner und externer Firmenveranstaltungen
• Suche nach Dienstleistern, Einholung von Angeboten und Organisation der notwendigen Reservierungen: Räume, Hotels, Transport, Caterer usw.
• Verwaltung von Einladungen und Teilnehmerlisten
• Koordination der verschiedenen Dienstleister und Beteiligten
• Überwachung des Zeitplans und Budgets sowie Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen
• Verfassen interner und externer Mitteilungen
• Erstellung und Gestaltung von Kommunikationsmitteln: Präsentationen, Plakate, Flyer und Einladungen

Ihr Profil

• Ausbildung in Verwaltungsmanagement, Assistenz der Geschäftsleitung, Kommunikation, Eventmanagement oder gleichwertige Qualifikation
• Nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen Assistenzfunktion
• Erfahrung in der Organisation von beruflichen Veranstaltungen ist von Vorteil
• Erfahrung in Unternehmenskommunikation oder in der Erstellung von Kommunikationsmitteln wird geschätzt

Schlüsselkompetenzen

• Beherrschung der französischen Schriftsprache und gute Schreibfähigkeiten
• Beherrschung von Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Beherrschung von Adobe-Tools zur Erstellung und Gestaltung von Medien
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Prioritätenmanagement
• Sorgfalt und Detailgenauigkeit
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und Serviceorientierung
• Eigenständigkeit, Reaktionsfähigkeit und Initiative
• Fähigkeit, mehrere Ansprechpartner und Aktivitäten gleichzeitig zu koordinieren

Wir bieten Ihnen

• Die Möglichkeit, einer internationalen, menschlich geprägten Gruppe beizutreten, die im Bereich der Medizinprodukte anerkannt ist
• Eine vielseitige Position, die Verwaltung, Kommunikation und Eventmanagement verbindet
• Eine Funktion mit Eigenverantwortung und Verantwortung
• Vielfältige Projekte im Kontakt mit zahlreichen internen und externen Ansprechpartnern
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in unserem Team mit Sitz in Porrentruy