ADMINISTRATIVER ASSISTENT + PERSONAL (M/W) 100%

Über den Job

Aus einem industriellen Erbe des 19. Jahrhunderts stammend, ist GINOX eine fest in der Schweiz verankerte Gruppe. Mit Sitz in Montreux entwirft und fertigt die Gruppe in der Schweiz und den Vereinigten Arabischen Emiraten Lüftungshauben, Kühlmöbel, Wasserablaufsysteme sowie kalte, neutrale und warme Möbel für den professionellen Küchenbereich. Parallel zu seinen Fertigungstätigkeiten entwickelt GINOX jedes Jahr Konzepte und realisiert schlüsselfertige Küchenprojekte für Hunderte neuer Kunden in der Schweiz, Europa und dem Nahen Osten.

Um unser Team mit Sitz in Chailly-Montreux zu ergänzen, suchen wir eine(n):

ADMINISTRATIVER ASSISTENT + PERSONAL (M/W) 100%

Ihre Aufgaben

In Anbindung an die Verantwortlichen für Finanzen und Personal gewährleisten Sie eine vielseitige administrative Unterstützung und tragen zur täglichen Verwaltung der Personalaktivitäten bei. Ihre Hauptverantwortlichkeiten sind:

Administration

• Verfolgung der Debitoren, Dokumentation der Mahnungen und Vorbereitung der notwendigen Unterlagen für Rechtsfälle

• Berechnung der Projektmargen, Kontrolle der Datenkonsistenz und Meldung festgestellter Abweichungen

• Vorbereitung und administrative Nachverfolgung der Abschlussbesprechungen von Projekten

• Unterstützung bei der Organisation von Transporten und Erstellung der für den Export erforderlichen administrativen Dokumente

• Erste administrative Prüfung von Verträgen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen, anschliessende Weiterleitung der zu validierenden Punkte

• Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen bei Lieferanten bis zum Erhalt oder Abschluss

Personalwesen

• Kontrolle der Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Stempelungen des Personals, Identifikation von Anomalien und Sammlung der notwendigen Informationen zu deren Korrektur

• Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Nachträgen, Bescheinigungen, Schreiben und anderen Personalunterlagen gemäss den Anweisungen des Personalverantwortlichen

• Mitwirkung bei Rekrutierungen und administrative Nachverfolgung der Mitarbeitenden vom Eintritt bis zum Austritt

• Ordnung und Aktualisierung der administrativen und Personalakten unter Gewährleistung der Vertraulichkeit der bearbeiteten Informationen

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundbildung (EFZ); kaufmännische Berufsmaturität erwünscht
• Erwiesene Erfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion
• Grundkenntnisse im Personalwesen von Vorteil
• Gute Beherrschung der Bürosoftware und sicherer Umgang mit Verwaltungs-IT-Tools
• Ausgezeichnete Französischkenntnisse; Englisch auf B2-Niveau von Vorteil
• Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und Prioritätenmanagement
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und strikte Einhaltung der Vertraulichkeit
• Teamgeist, Serviceorientierung, Selbstständigkeit, Vielseitigkeit und Proaktivität

Wir bieten Ihnen

• Eine vielseitige Funktion im Herzen der administrativen und Personalaktivitäten
• Ein modernes und angenehmes Arbeitsumfeld
• Ein stimulierendes, freundliches und kollaboratives Arbeitsklima
• Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterbildung.
• Kostenlose Parkplätze

Sind Sie bereit für die Herausforderung? Senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf auf Französisch, Kopien der Arbeitszeugnisse und erworbenen Diplome).

Unvollständige Dossiers werden nicht berücksichtigt.