Assistenz der Abteilungsleitung / Backoffice (50% im Job-Sharing)

Villigen PSI

Auf einen Blick

Veröffentlicht:18 September 2025
Pensum:50%
Vertragsart:Festanstellung
Sprache:Deutsch (Fliessend), Englisch (Fliessend)
Arbeitsort:Forschungsstrasse 111, 5232 Villigen PSI

Das Paul Scherrer Institut PSI ist das grösste Forschungsinstitut für Natur- und Ingenieurwissenschaften der Schweiz. Am PSI betreiben wir Spitzenforschung in den Bereichen Zukunftstechnologien, Energie und Klima, Health Innovation sowie Grundlagen der Natur. Durch Grundlagen- und angewandte Forschung arbeiten wir an nachhaltigen Lösungen für zentrale Fragen aus Gesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft. Die Ausbildung von jungen Menschen ist ein zentrales Anliegen des PSI. Deshalb sind etwa ein Viertel unserer Mitarbeitenden Postdoktorierende, Doktorierende oder Lernende. Insgesamt beschäftigt das PSI 2300 Mitarbeitende.

Für die Abteilung Finanzen und Dienste suchen wir eine

Assistenz der Abteilungsleitung / Backoffice (50% im Job-Sharing)

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen den Abteilungsleiter in diversen organisatorischen und inhaltlichen Themen.

Sie sind die zentrale Anlaufstelle der Abteilung für PSI-interne und PSI-externe Anfragen und koordinieren die Anfragen mit den entsprechenden Fachgruppen der Abteilung. Sie sind auch die zentrale Schnittstelle zu den anderen PSI-Assistenzen.

Als Backoffice der Abteilung haben Sie folgende Aufgaben: Koordination von Terminen, Vor- und Nachbereitung diverser Meetings (Präsentationen und andere Unterlagen), Organisation von Events, externen Besuchen und abteilungsspezifischen Meetings, Unterstützung bei On- und Off-Boarding von Mitarbeitenden und bei betriebswirtschaftlichen Projekten.

Sie unterstützen bei der internen Kommunikation der abteilungsrelevanten Themen, bei der Aktualität der eigenen Intranetseiten sowie beim Community-Management mit Microsoft Teams.

Pflege von abteilungsspezifischen Druckerzeugnissen und Newslettern.

Ihr Profil

Kaufmännische Berufsausbildung von Vorteil

Tätigkeit auch studienbegleitend möglich

Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch

Sehr gute MS Office-Kenntnisse (i. Bes. Word, PowerPoint, Excel)

Allgemeine IT-Affinität wird vorausgesetzt

Kenntnisse in Designtools vorteilhaft

Freude am strukturierten Arbeiten

Wir bieten

Unser Institut basiert auf einer interdisziplinären, innovativen und dynamischen Zusammenarbeit. Neben einer systematischen Einarbeitung profitieren Sie von individuellen Entwicklungsmöglichkeiten und unserer ausgeprägten Weiterbildungskultur. Bei Anliegen zur optimalen Vereinbarung von Beruf und Familie oder persönlicher Interessen unterstützen wir Sie mit modernen Anstellungsbedingungen und Einrichtungen vor Ort.

Für fachliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Claudia Bonge, Tel. +41 56 310 29 32.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung bis 12.10.2025 für die Stelle als Assistenz der Abteilungsleitung /Backoffice (Index-Nr. 9100-00).

Paul Scherrer Institut, Human Resources Management, Luca Simen, 5232 Villigen PSI, Schweiz

www.psi.ch

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