Assistant & Office Administrator, 60-100% (m/w/d)

Für unser Corporate Office in Zürich suchen wir per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung eine selbstständige, umsetzungsstarke und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als

Assistant & Office Administrator, 60-100% (m/w/d)

In dieser vielseitigen Funktion gestalten Sie den Büroalltag am Standort Zürich aktiv mit. Mit Organisationstalent, Überblick und einem guten Gespür für Prioritäten sorgen Sie dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren und eine professionelle, angenehme Arbeitsumgebung entsteht. Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben, unterstützen die Konzern- und Geschäftsleitung und sind eine wichtige Ansprechperson für interne und externe Anliegen. Das Pensum von 60-100% ist bewusst flexibel gewählt, damit die Rolle je nach Verfügbarkeit und Erfahrung der passenden Person ausgestaltet werden kann.

Ihre Aufgaben

• Organisation des Office Managements sowie bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Unterstützung der Konzernleitung, des Verwaltungsrats sowie weiterer Corporate Functions in anfallenden administrativen Belangen
• Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen, Reisen und internen Anlässen
• Koordination und Unterstützung bei Sitzungen/Events für Verwaltungsrat, Konzernleitung und Geschäftsleitung
• Vorbereitung und Bearbeitung von Unterlagen, Präsentationen, Protokollen und Korrespondenz
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für interne und externe Zwecke
• Reise- und Hotelplanung im In- und Ausland
• Empfang und Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden
• Organisation des Büroalltags, inklusive Bestellungen, Post, Materialverwaltung und Küchenbewirtschaftung
• Koordination interner Abläufe sowie Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen und Standorten
• Mitarbeit bei Projekten, Events und internen Kommunikationsmassnahmen

Ihr Profil
Sie sind ein Organisationstalent mit positiver Ausstrahlung, Freude am Umgang mit Menschen und einem guten Gespür dafür, was es braucht, damit der Büroalltag rund läuft. Sie denken mit, packen an und behalten auch dann den Überblick, wenn vieles gleichzeitig passiert. Mit Ihrer sorgfältigen, verlässlichen und lösungsorientierten Arbeitsweise schaffen Sie Struktur, unterstützen Ihr Umfeld wirksam und tragen zu einer angenehmen, professionellen Arbeitsatmosphäre bei.

Zudem bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Grundausbildung
• Berufserfahrung in Administration, Empfang, Office Management oder einer ähnlichen Funktion ist ein Muss
• Gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude an Koordination, Kommunikation und dem Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Gute MS-Office-Kenntnisse
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität, Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einer dynamischen Unternehmensgruppe
• Teamorientierte, positive und hilfsbereite Persönlichkeit 

Was wir bieten
Bei ORIOR erwartet Sie eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld mit kurzen Wegen und einem wertschätzenden Miteinander. Sie erhalten Einblick in verschiedene Bereiche einer international tätigen Food & Beverage Gruppe und leisten einen wichtigen Beitrag zu einem professionellen und gut organisierten Büroalltag am Hauptsitz in Zürich.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann erwartet Sie eine sehr interessante und abwechslungsreiche Position. Wenn Sie gerne in einem motivierten Team tätig sein wollen, ganzheitlich denken und bereit sind, sich mit der Unternehmung weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über den Link «Jetzt bewerben» einreichen. Bei Fragen steht Ihnen Jonathan Dietler, E-Mail schreiben, gerne zur Verfügung.