Office Administrator 100% (m/w/d)

Was ist meine Funktion?

Unser Kunde, ein Schweizer, eigentümergeführtes Umzugsunternehmen , braucht dich zur Verstärkung als Office Administrator:in. Du bist für die allgemeine Büroverwaltung und effiziente Abläufe zuständig und sorgst für reibungslose Kommunikation. Als Hauptschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Belegschaft und Kunden übernimmst du folgende Aufgaben:

• Bereitstellung von Informationen und Beantwortung von Fragen als zentrale Ansprechperson

• Begrüssung von Besucher:innen und zeitnahe Bearbeitung telefonischer Anfragen

• ? Sicherstellung effizienter Büroabläufe

• Übernahme vielfältiger administrativer Pflichten, darunter Schriftverkehr

• Erstellung und Verteilung von Aufträgen

• Erstellung und Versand von Rechnungen

• Pflege von Kundendatenbanken

• Überwachung von Konten und Zahlungsströmen

• Unterstützung des Geschäftsführers beim gesamten Offertwesen

• Abwicklung von umfangreichen, kundenspezifischen Umzugs- und Reinigungsaufträgen

• ? Selbstständige Erstellung von Offerten nach einer Einführungsphase

• Kompetente Auskunftserteilung über Kalkulationen

• Vereinbarung und Verwaltung von Terminen sowie Sicherstellung deren Einhaltung

Was brauche ich, um erfolgreich zu sein?

• Nachweisliche Erfahrung in einer administrativen Tätigkeit, idealerweise bereits erfolgreich in einer administrativen Bürofunktion

• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift

• ? Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office

• Bereitschaft, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten

• Ausgeprägte soziale Kompetenzen

• Betriebswirtschaftliches Grundverständnis

• Flexible Problemlösungsfähigkeit

• Auge für Details

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten

• Souveräner Umgang mit unerwarteten Situationen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (Bürokauffrau:Bürokaufmann oder vergleichbar) wünschenswert

• Erfahrung in der Budgetverwaltung von Vorteil

• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme von Vorteil

• Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen

• Flexible, professionelle Arbeitsweise - auch in Stresssituationen

Was sind meine Vorteile?

• Verantwortungsvolle Position mit vielseitigen Aufgaben in einem etablierten Schweizer Familienunternehmen

• Zentrale Rolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und hoher Eigenverantwortung

• Umfassende Einarbeitung mit schrittweiser Integration in alle Aufgabenbereiche

• Positive Arbeitsatmosphäre mit Fokus auf Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Kundenkontakt und administrativen Herausforderungen

• Langfristige Perspektive in einem stabilen, wachstumsorientierten Unternehmen

• Faire Anstellungsbedingungen entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung

Was zeichnet das Unternehmen aus?

Unser Kunde ist ein Schweizer, eigentümergeführtes Umzugsunternehmen , dessen Erfolg von der Produktivität der Workflows und Mitarbeiter abhängt. Das Unternehmen legt Wert auf eine positive Büro- und Mitarbeiterkultur , die Effizienz und Produktivität fördert.

Sprachen
Deutsch: C2 - Muttersprachliches Niveau

Arbeitsort
Luzern

Vakanz-Nummer
VA-XVJ-95P