Executive Assistant

Über den Job

Für ein unternehmerisch geprägtes, diskretes Umfeld suchen wir im Exklusivmandat eine engagierte, vorausschauende Persönlichkeit als Executive Assistant / Office Manager. In dieser Rolle unterstützen Sie gemeinsam mit einer Kollegin die Geschäftsleitung und stellen sicher, dass Projekte, Termine und administrative Abläufe effizient, strukturiert und zuverlässig umgesetzt werden.

Executive Assistant

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft inkl. Termin-, Fristen- und Pendenzenmanagement
• Koordination und administrative Begleitung von internen Projekten sowie Unterstützung bei Prozessoptimierungen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Sitzungen und Reisen inkl. Vor- und Nachbereitung
• Professionelle Korrespondenz (D/E) mit internen und externen Anspruchsgruppen sowie Behörden
• Strukturierte Dossierführung und administrative Unterstützung in finanznahen Prozessen

Ihr Profil

• Mindestens 5 Jahre nachweisliche Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle mit fundierter Praxiserfahrung in den drei Bereichen Immobilien/Bau, Kanzlei/Legal sowie Family Office / Beratung sind zwingende Voraussetzung.
• Sehr gutes Verständnis für komplexe Stakeholder-Strukturen sowie hohe Verlässlichkeit und Diskretion
• Stark ausgeprägte Organisations- und Koordinationsstärke, Hands-on Mentalität und vorausschauende Arbeitsweise
• Präzise, strukturierte Arbeitsweise mit sicherem Priorisieren und hoher Qualitätsorientierung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, IT-Affinität sowie stilsicheres Deutsch und Englisch

Wenn Sie Freude daran haben, den Überblick über verschiedene Themen gleichzeitig zu behalten und sich in den unterschiedlichen Branchen sicher bewegen, freut sich Anuschka Gwada auf Ihre Bewerbung via Bewerberbutton.