Administrative Mitarbeiterin / Administrativer Mitarbeiter 80-100 %

Schlägt Ihr Herz für ältere Menschen? Lieben Sie den Kontakt, die Organisation und Umgebungen, in denen jeder Tag neue Situationen mit sich bringt? Möchten Sie zur Qualität des Empfangs der Bewohner*innen und ihrer Angehörigen beitragen und gleichzeitig eine zuverlässige und strukturierte Administration sicherstellen? Dann sind Sie hier genau richtig!

Für unsere Einrichtung Tertianum le Rolliet in Plan-les-Ouates (GE), die im April 2026 eröffnet wird, suchen wir eine*n

Administrative Mitarbeiterin / Administrativer Mitarbeiter 80-100 %

Ihre Rolle

Sie sind eine zentrale Ansprechperson der Einrichtung.

Sie empfangen und begleiten die Bewohner*innen, deren Angehörige sowie Interessierte an der Einrichtung und sorgen gleichzeitig mit Sorgfalt für die notwendige administrative Nachverfolgung, die für einen reibungslosen Betrieb erforderlich ist.

Dank Ihres Organisationstalents, der Qualität Ihres Empfangs und Ihrer Fähigkeit, Informationen weiterzuleiten, tragen Sie dazu bei, ein reibungsloses, herzliches und beruhigendes Erlebnis zu bieten – sowohl für die Bewohner*innen und ihre Angehörigen als auch für die Teams.

Ihre Hauptverantwortlichkeiten

• Empfang, Auskunft und Begleitung der Bewohner*innen, Familien und Besucher mit Aufmerksamkeit und Professionalität.
• Nachverfolgung der Anfragen von Interessenten an der Einrichtung, Organisation und Teilnahme an Besichtigungen sowie Pflege einer qualitativ hochwertigen Beziehung zu zukünftigen Kunden.
• Übernahme der Rezeption, Telefonzentrale und Nachverfolgung administrativer Anfragen.
• Verwaltung der laufenden administrativen Aufgaben: Korrespondenz, Bescheinigungen, Vertragsdokumente und Bewohner*innenakten.
• Abrechnung sowie buchhalterische und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Bewohner*innenverwaltung.
• Förderung des Informationsflusses zwischen den verschiedenen Ansprechpartnern und Unterstützung der Teams bei administrativen Aufgaben im Rahmen Ihrer Funktion.
• Mitarbeit bei der Erstellung von Informations- und Kommunikationsmaterialien; Kenntnisse in Canva sind von Vorteil.
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial sowie Unterstützung von Auszubildenden und Praktikant*innen.
• Mitarbeit beim Aufbau und der Strukturierung administrativer Prozesse im Kontext der Eröffnung.

Ihr Profil

• EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder gleichwertig.
• Erwiesene Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion, idealerweise mit Erfahrung in der Fakturierung.
• Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere MS Office; Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Genauigkeit, Selbstständigkeit und Organisationstalent.
• Sehr gutes Kontaktvermögen, Kommunikationsstärke und echte Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu Bewohner*innen, deren Angehörigen und zukünftigen Kunden aufzubauen.
• Empathie, Zuhören und soziale Intelligenz, auch in sensiblen Situationen mit Familien.
• Gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Interesse an Kommunikation; Canva ist ein Plus.
• Freude an Arbeitsumgebungen im Aufbau, vielfältigen Herausforderungen und Prozessverbesserungen.
• Sehr gute Französischkenntnisse; Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Warum Tertianum?

Tertianum bietet interessante Möglichkeiten für berufliche Karriere und Führung und legt grossen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden ihre berufliche Entwicklung mit ihrem Lebensstil vereinbaren können. Dies beinhaltet ein vielfältiges Angebot an Vorteilen, zum Beispiel:

• Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein zusätzlicher freier Tag im Geburtstagsmonat
• Tägliches Mittagessen für CHF 10
• Vergünstigte Sunrise Mobil- und Internet-Abonnements
• Rabatte auf bestimmte Zusatzkrankenversicherungen
• Verschiedene Flottenrabatte

Weitere Vorteile finden Sie auf unserer Webseite.

Interessiert?

Wir bieten Ihnen eine spannende Perspektive: Mitwirkung bei der Eröffnung einer Einrichtung und Beitrag zum Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung mit Bewohner*innen, deren Angehörigen und Teams ab dem ersten Kontakt.

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung über unser Online-Tool.