Michael Page
Zürich
ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%
- 26 August 2026
- 50 – 60%
- Temporär
- Deutsch (Fliessend), Englisch (Fliessend)
- Zürich
Über den Job
In dieser Position als Office Assistant fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner und unterstützen das Team in einer vielseitigen Kombination aus Empfangs-, Office-Management- und Administrationsaufgaben. Sie tragen wesentlich zu einem professionellen Auftritt des Unternehmens sowie zu reibungslosen Abläufen im Tagesgeschäft bei.ASAP - Office Assistant (m/w/d) 50-60%
Unser Kunde ist ein international tätiges Beratungsunternehmen mit einem exzellenten Ruf und einer starken globalen Präsenz. Für den zentral gelegenen Standort in Zürich suchen wir eine motivierte, dienstleistungsorientierte und flexible Persönlichkeit, die das Corporate Services Team im Rahmen eines Teilzeitpensums unterstützt.
Stellenbeschreibung
Reception & Office Support
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Gästen
- Übernahme sämtlicher Empfangstätigkeiten und Unterstützung des täglichen Office Managements
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings
- Unterstützung bei der Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
- Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
- Übernahme von Stellvertretungen innerhalb des Teams während Ferienabwesenheiten
Administrative Support
- Koordination von Terminen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Datenbanken
- Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen und weiteren Geschäftsdokumenten
- Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung sowie administrativen Tracking-Prozessen
- Mithilfe bei der Erstellung von Vertragsunterlagen und Pflege interner Systeme
- Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung bei diversen administrativen Aufgaben und Projekten im Tagesgeschäft
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrere Jahre Erfahrung am Empfang, in der Administration, Office Coordination oder einer ähnlichen Funktion
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung innerhalb eines Corporate-, Beratungs-, Professional-Services- oder vergleichbaren Umfelds von Vorteil
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
- Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet
Das Angebot
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Herzen der Organisation mit direktem Einfluss auf den täglichen Geschäftsbetrieb
- Internationales und professionelles Arbeitsumfeld mit ausgeprägter Servicekultur
- Engagiertes und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
- 30 Ferientage pro rata
