Secrétaire de Direction

À propos de cette offre

(voir la version en français plus base)

Nach drei Jahren, in denen das Unternehmen ausschließlich von seinen Gründern geführt wurde, tritt Medigo nun in eine Phase des strukturierten Wachstums ein. Wir suchen unsere ersten beiden Mitarbeiterinnen, darunter diese Stelle als Chefsekretärin.

Du übernimmst eine zentrale Koordinationsrolle: Du entlastest die Gründer von administrativen und organisatorischen Aufgaben, damit sie sich auf die Geschäftsentwicklung und das Produkt konzentrieren können. Es handelt sich um eine verantwortungsvolle Position in einem überschaubaren Unternehmen, in dem jede Entscheidung zählt.

Aufgaben

Koordination und Kontaktpflege mit den verschiedenen Akteuren

• Logistische Koordination von Besprechungen, Kundenpräsentationen und Veranstaltungen
• Organisation interner Besprechungen
• Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben
• Pflege der Beziehungen zu Partnern und Kunden: Kantone, Spitäler, Notfalldienste
• Kontaktpflege zu Dienstleistern: Treuhänder, Steuerberater, Juristen usw.
• Überwachung vertraglicher und gesetzlicher Fristen

Vertriebsunterstützung und Kommunikation

• Erstellung und Layout von Präsentationen, Angeboten und Berichten 
• Versand und Nachverfolgung von Angeboten 
• Verwaltung interner Kommunikationsinstrumente (Notion, Ksuite usw.) 
• Punktuelle Unterstützung bei der externen Kommunikation (Instagram, Facebook, LinkedIn, Newsletter, WordPress)

Verwaltung

• Verfolgung und Ablage von Verwaltungsdokumenten: Verträge, Rechnungen, offizielle Korrespondenz 
• Physische und digitale Archivierung von Unternehmensdokumenten 

Grundlegende Finanzverwaltung

• Erfassung und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen
• Erstellung der monatlichen Buchhaltungsunterlagen in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder 
• Verfolgung von Kundenrechnungen und Verwaltung von Mahnungen, falls erforderlich

Gesuchtes Profil

Ausbildung und Erfahrung

• Eidgenössisches Diplom als Sekretärin/Secretariat oder gleichwertige Qualifikation
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
• Erfahrung im Gesundheitswesen oder in einer Startup-Umgebung: ein Pluspunkt

Fachliche Kompetenzen

• Ausgezeichnete Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift; Schweizerdeutsch als Muttersprache ist von Vorteil
• Sehr gute Französischkenntnisse (Arbeitssprache des Unternehmens)
• Vertrautheit mit digitalen Tools: KSuite, Notion, LinkedIn, Instagram
• Erfahrung im Umgang mit geteilten Kalendern und Videokonferenzsystemen
• Grundkenntnisse in Buchhaltung (Erfassung, einfache Bankabstimmung)
• Englischkenntnisse: ein Pluspunkt

Persönliche Stärken

• Hoher Verantwortungssinn und Initiative: Du identifizierst Bedürfnisse, bevor sie geäussert werden.
• Zuverlässigkeit und Diskretion: Du arbeitest täglich mit vertraulichen Informationen.
• Organisationstalent und Prioritätenmanagement: Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient steuern.
• Kommunikative Fähigkeiten: Du vertrittst das Unternehmen gegenüber institutionellen Partnern.
• Echtes Interesse an der Mission von Medigo und deren Beitrag zur öffentlichen Gesundheit.

Was wir bieten

• Ein ehrliches Arbeitsumfeld, in dem sich jeder frei äussern kann.
• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt für ein dynamisches Startup in Wachstumsphase die genaue Höhe wird im ersten Gespräch mitgeteilt.
• Echte Flexibilität bei Arbeitszeiten und -ort (teilweises Home-Office).
• Direkter Zugang zu Entscheidungen: Du arbeitest eng mit den Gründern zusammen, ohne hierarchische Zwischenstufen.
• Eine Position mit Entwicklungsperspektiven: Dein Aufgabengebiet wächst mit dem Unternehmen.
• Eine sinnstiftende Mission: Du bist an der Gestaltung eines Gesundheitsservice beteiligt, der bereits von über 200'000 Menschen in der Schweiz genutzt wird.

Was du bei uns nicht finden wirst

• Starr definierte und unveränderliche Aufgaben.
• Die beruhigende Musik einer Uhr, die die Bürozeiten ablässt.

Bewerbungserfahrung

Bitte beachten Sie unsere Bewerbungsunterlagen sorgfältig. Wir erwarten viele Bewerbungen und verpflichten uns, Ihnen innerhalb von 5 Werktagen nach jedem Schritt eine Antwort zu erteilen. Unser Auswahlverfahren gliedert sich in vier Phasen.

Senden Sie uns zunächst Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf. Bitte beantworten Sie in Ihrem Anschreiben folgende fünf Fragen:

1. Wie kann eine Geschäftsführungssekretärin ein junges Startup zu einem rentablen Unternehmen entwickeln?
2. Was wird diese Stelle für Sie zur interessantesten Ihres Lebens machen?
3. Welche ideale Beziehung wünschen Sie sich zu Ihren Kollegen, der Geschäftsleitung und den Gründern?
4. Was stört Sie am meisten und würde Sie dazu bringen, die Stelle so schnell wie möglich zu verlassen?
5. Was wäre die nächste sinnvolle Frage?

Version en français

Après trois années durant lesquelles l'entreprise a été dirigée exclusivement par ses fondateurs, Medigo entre dans une phase de croissance structurée. Nous recherchons nos deux premières collaboratrices, dont ce poste de secrétaire de direction.

Tu assumeras un rôle central de coordination : tu déchargeras les membres fondateurs des tâches administratives et organisationnelles afin qu’ils puissent se concentrer sur le développement commercial et le produit. Il s’agit d’un poste à responsabilités au sein d’une entreprise à taille humaine, où chaque décision compte.

Tâches

Coordination et relations avec les différents acteurs

• Coordination logistique des réunions, des présentations clients et des événements
• Organisation des réunions internes
• Organisation et suivi des tâches
• Entretien des relations avec les partenaires et clients : cantons, hôpitaux, services d’urgences
• Liaison avec les prestataires : fiduciaires, conseillers fiscaux, juristes, etc.
• Suivi des délais contractuels et légaux

Soutien commercial et communication

• Création et mise en page de présentations, d'offres et de rapports 
• Envoi et suivi des offres 
• Gestion des outils de communication internes (Notion, Ksuite, etc. ) 
• Soutien ponctuel à la communication externe (Insta, Facebook, LinkedIn, newsletter, wordpress)

Administration

• Suivi et classement des documents administratifs : contrats, factures, correspondance officielle 
• Archivage physique et numérique des documents de l'entreprise 

Gestion financière de base

• Saisie et suivi des notes de frais

• Préparation des documents comptables mensuels en collaboration avec le fiduciaire 
• Suivi des factures clients et gestion des relances si nécessaire 

Profil recherché

Formation et expérience

• Brevet fédéral d'assistante/assistant de direction ou équivalent
• Au moins 2 ans d'expérience professionnelle dans le secrétariat, en tant qu'assistant(e) de direction ou dans une fonction similaire 
• Expérience dans le secteur de la santé ou dans une start-up : un atout

Compétences professionnelles

• Excellente maîtrise de l'allemand à l'oral comme à l'écrit, langue maternelle suisse allemande sera un atout,

• Très bonne maîtrise du français (langue de travail de l'entreprise) 
• Maîtrise des outils numériques : KSuite, Notion, LinkedIn, Instagram
• Familiarité avec les calendriers partagés et les outils de visioconférence 
• Connaissances de base en comptabilité (saisie, rapprochement bancaire simple) 
• Anglais : un atout 

Aptitudes personnelles

• Grand sens des responsabilités et esprit d'initiative : tu identifies les besoins avant même qu'ils ne soient exprimés 
• Fiabilité et discrétion : tu travailleras quotidiennement avec des informations confidentielles 
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément 
• Compétences en communication : tu représentes l'entreprise auprès de partenaires institutionnels 
• Véritable intérêt pour la mission de Medigo et sa contribution à la santé publique 

Ce que nous proposons

• Un salaire compétitif pour une start-up en pleine croissance — la fourchette salariale sera communiquée lors du premier entretien 
• Une réelle flexibilité en matière d'horaires et de lieu de travail (télétravail partiel) 
• Un accès direct aux décisions : tu travailles en étroite collaboration avec les fondateurs, sans intermédiaire hiérarchique 
• Un poste offrant des perspectives d'évolution : ton champ d'activité s'élargit au fur et à mesure que l'entreprise se développe 
• Une mission qui a du sens : participer à la conception d'un service de santé utilisé par plus de 200 000 personnes en Suisse 

Ce que tu ne trouveras pas chez nous

• Des tâches clairement définies et immuables 

• La rassurante musique d’une horloge qui égrène les heures de bureau 

Expérience de recrutement

Soigne ta copie, nous envisageons de recevoir beaucoup de candidatures et nous nous engageons à te répondre dans un délai de 5 jours ouvrables après chaque étape. Notre processus de recrutement se déroulera en quatre phases.

Fais-nous d'abord parvenir ta lettre de motivation et ton CV.

Dans ta lettre de motivation, réponds s’il te plaît à ces cinq questions :

1. Comment une secrétaire de direction peut-elle transformer une jeune start-up en entreprise rentable ?
2. Qu’est-ce qui fera que ce job sera pour toi le plus intéressant du monde ?
3. Quelle relation idéale souhaites-tu avec tes collègues, la direction et les membres fondateurs ?
4. Qu’est-ce qui t’irrite et te ferait quitter le job au plus vite ?
5. Quelle est la prochaine bonne question ?