Assistant au Responsable IT / Assistant d'équipe, 80% (ID2170)

L'Assistant au Responsable IT / Assistant d'équipe agit comme un point de coordination central entre la direction IT, les équipes internes et les parties prenantes internes/externes. Le poste assure la transparence, l'efficacité et l'alignement des opérations IT et joue un rôle clé dans la facilitation des décisions de gestion grâce à un reporting structuré et une vision opérationnelle. 

Coordination d'équipe et opérationnelle 

• Coordonner et gérer les activités administratives et organisationnelles au sein du département IT.
• Maintenir et structurer la documentation IT, les listes de contacts et les documents de gouvernance.
• Soutenir la direction IT dans la planification et la préparation des réunions internes et externes, présentations, ateliers, événements d'équipe et rapports. 

Support à la gestion 

• Agir comme point de coordination central entre l'équipe de direction IT, les parties prenantes internes et les partenaires externes. 
• Préparer les briefings de gestion et soutenir la prise de décision par des informations structurées et un suivi. 

Gestion des parties prenantes 

• Soutenir la direction IT dans la coordination des réunions, la documentation et le suivi des actions. 
• Contribuer au maintien de relations solides et transparentes avec les partenaires externes. 

Amélioration opérationnelle 

• Identifier les inefficacités dans les flux de travail administratifs et opérationnels et proposer des améliorations pragmatiques. 
• Soutenir l'introduction d'outils numériques et d'automatisation pour améliorer l'efficacité des processus. 
• Maintenir une vigilance sur les coûts et la performance des processus, en soutenant la direction IT dans l'atteinte de l'excellence opérationnelle. 

Gouvernance et reporting

• Préparer la documentation et assurer le suivi des réunions de direction et de gouvernance IT. 
• Soutenir l'équipe de direction IT dans le suivi des factures et la transparence budgétaire (sans responsabilité financière). 
• Maintenir la confidentialité et le professionnalisme dans toutes les communications et la gestion des données. 

• Formation commerciale ou en administration des affaires (KV, HFW ou équivalent). Une formation complémentaire en administration est un avantage. 
• Minimum 4 ans d'expérience en assistance d'équipe ou dans des rôles similaires. 
• Expérience dans une organisation internationale ou un département IT est un avantage. 
• Excellentes compétences organisationnelles et de coordination avec un esprit proactif. 
• Solides compétences en communication et relationnelles ; capable d'interagir avec assurance avec des parties prenantes de haut niveau. 
• Grande attention aux détails, style de travail structuré et proactif, et capacité à prioriser. 
• Communication claire avec les équipes internes et les parties prenantes externes. 
• Grande fiabilité, discrétion et sens des responsabilités. 
• Maîtrise de MS Office 365 et familiarité avec les applications d'entreprise. 
• Maîtrise de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, l'allemand est un avantage.