Mitarbeiter/in Empfang / Telefonzentrale

Telefonzentrale und Empfang: Als erste Anlaufstelle für Besucher, Lieferanten und Mitarbeitende sowie für eingehende Anrufe, kümmern Sie sich professionell und freundlich um ihre Anliegen. Zudem verwalten Sie diverse Kalender (Besucherparkplätze und Sitzungszimmer).

Administrative Aufgaben: Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten, unterstützen bei der Vorbereitung und Organisation von internen Anlässen und Sitzungen sowie bei der Pflege und Aktualisierung interner Verzeichnisse und Dokumentationen.

Lernende fördern und begleiten: Idealerweise bringen Sie Freude und Engagement in der Begleitung junger Erwachsener mit. Sie begleiten eine lernende Person Kauffrau / Kaufmann EBA am Empfang und sind während Ihrer Arbeitszeit eine verlässliche Ansprechperson.

Arbeitstage: Ihre Arbeitstage sind jeweils Montag und Dienstag ganzer Tag und Mittwoch Nachmittag.

Erfahrung: Sie verfügen über Berufserfahrung im Empfangsbereich mit Telefonzentrale. Der Umgang mit unterschiedlichen Ansprechgruppen bereitet Ihnen Freude und Sie können sich schnell auf neue Situationen einstellen.

Persönlichkeit: Sie sind serviceorientiert, kommunikativ, empathisch und bleiben in hektischen Situationen ruhig, lösungsorientiert und freundlich. Zuverlässigkeit, Diskretion, eine positive, gepflegte Erscheinung und vorbildliche Umgangsformen zeichnen Sie aus.

Ausbildung: Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit. Mit den MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel) sind Sie vertraut und besitzen eine gute IT-Affinität.

Sprache: Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift. Zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.

Im Bereich Zentrale Dienste sind die bereichsübergreifenden Querschnitts- und Supportaufgaben des Erziehungsdepartements zusammengefasst. Die Zentralen Dienste bilden das Kompetenzzentrum für organisatorische, betriebswirtschaftliche, personalpolitische und systemtechnische Fragestellungen auf Ebene Departement und gliedern sich in die folgenden fünf Abteilungen: Finanzen und Controlling, Digitalisierung und Informatik, Personal, Raum und Anlagen sowie Materialzentrale. Diese stellen einen reibungslosen Betrieb sicher und betätigen sich als vielseitige Dienstleister für die Fachbereiche des Departements.

Im Bereich Empfang des Erziehungsdepartements Basel-Stadt erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit. In einem dynamischen Umfeld arbeiten Sie mit verschiedenen Abteilungen zusammen und tragen so zu einem reibungslosen Ablauf bei. Ein freundliches, aufgestelltes und unterstützendes Team runden das Arbeitsumfeld ab.