Exekutivassistent

Unternehmensbeschreibung

Wir sind SGS – das weltweit führende Unternehmen für Prüfungen, Inspektionen und Zertifizierungen. Wir sind als globaler Maßstab für Nachhaltigkeit, Qualität und Integrität anerkannt. Unsere 99.600 Mitarbeiter betreiben ein Netzwerk von 2.600 Büros und Laboren auf der ganzen Welt.

Stellenbeschreibung

• Verwalten Sie komplexe und sich ständig ändernde Kalender, planen Sie Meetings, Termine und Telefonkonferenzen und lösen Sie effizient Terminüberschneidungen.
• Agieren Sie als Torwächter, indem Sie eingehende E-Mails, Anrufe und Korrespondenz im Namen der Führungsebene filtern und priorisieren.
• Bereiten Sie verschiedene Dokumente, Berichte, Präsentationen und Finanzdaten vor und bearbeiten Sie diese, um Entscheidungsprozesse zu unterstützen.
• Bereiten Sie Meetings vor, unterstützen Sie, nehmen Sie an Meetings teil, erstellen Sie genaue Protokolle und verfolgen Sie Aktionspunkte mit den Stakeholdern, um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen.
• Koordinieren Sie nationale und internationale Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiseplänen, um die Reiseeffizienz zu optimieren.
• Behandeln Sie vertrauliche und sensible Informationen mit größter Diskretion und wahren Sie stets strikte Vertraulichkeit.
• Unterstützen Sie bei administrativen und finanziellen Aufgaben wie Spesenberichten, Budgetverfolgung und Finanzbuchhaltung.
• Führen Sie Recherchen durch und sammeln Sie Daten zur Unterstützung strategischer Geschäftsentscheidungen.
• Arbeiten Sie mit anderen Mitgliedern des Führungsteams und funktionsübergreifenden Abteilungen zusammen, um eine reibungslose Kommunikation und Koordination sicherzustellen.

Qualifikationen

BERUFLICHES PROFIL

• Nachgewiesene Erfahrung als Exekutivassistent oder in einer ähnlichen Rolle zur Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und konkurrierende Anforderungen effektiv zu priorisieren.
• Starke Aufmerksamkeit für Details und eine Erfolgsbilanz bei der Erstellung genauer Arbeiten unter engen Fristen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit der Fähigkeit, selbstbewusst mit internen und externen Stakeholdern zu interagieren.
• Hohe Integrität und Professionalität, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und Einfallsreichtum im Umgang mit Herausforderungen.
• Eine proaktive und selbstmotivierte Person, die sowohl unabhängig als auch im Team arbeiten kann.

ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN

• Abschluss einer kaufmännischen Schule, Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen oder einem verwandten Bereich ist bevorzugt.
• Kenntnisse in der MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook und SharePoint); Erfahrung mit Finanzsoftware ist von Vorteil.
• Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten in Englisch.
• Fließendes Englisch und Deutsch; Französisch ist von Vorteil.

Zusätzliche Informationen

Alle Ihre Informationen werden gemäß den EEO-Richtlinien vertraulich behandelt.